Comment vous préparer à une inspection

– CAPSULE DE L’INSPECTION –

L’inspection doit être considérée comme un moment privilégié de formation et de prévention. Le Service d’inspection est tenu de procéder à la surveillance des activités des titulaires de permis de l’OACIQ, plus particulièrement en vérifiant leurs dossiers, livres et registres.

Les étapes de l’inspection

Le Service d’inspection transmet d’abord un avis de convocation au courtier à son compte ou au dirigeant d’agence. Cet avis est envoyé à l’établissement faisant l’objet de l’inspection. La présence du courtier ou du dirigeant d’agence sera alors requise. Cette visite d’inspection se déroulera à l’établissement même.

À la réception de l’avis de convocation, le courtier à son compte ou le dirigeant d’agence doit prendre connaissance de la liste des documents qui y sont énumérés. Ces documents sont ceux que l’inspecteur doit consulter lors de la visite, notamment les dossiers de transactions, les registres de contrats de courtage et de transactions, le registre des opérations en fidéicommis, le cas échéant, le compte en fidéicommis (livrets de dépôts, chèques, reçus, relevés bancaires des 12 derniers mois) et autres comptes bancaires, le registre des avis de divulgation et le registre des courtiers, le cas échéant.

Au début de la rencontre, l’inspecteur pourra vérifier plusieurs aspects de la pratique professionnelle du courtier ou de l’agence, notamment :

• les registres : la tenue des registres et la vérification de leur conformité;

• le compte en fidéicommis : vérification du registre des opérations au compte en fidéicommis et sa conformité ainsi que vérification des comptes bancaires d’opérations et de la conformité des retraits;

• la compétence du courtier à son compte ou des courtiers agissant pour l’agence :

• la tenue de dossiers : vérification des éléments importants du dossier et des documents qui doivent y être déposés;

• les dossiers de transaction : analyse détaillée des étapes de la transaction, s’il y a lieu;

• la rétribution : vérification des modalités de paiement aux courtiers;

• les conflits d’intérêts : vérification de la compréhension des situations de conflits d’intérêts et des formulaires de divulgation à remplir;

• la confidentialité, la conservation et la destruction des documents : vérification des procédures existantes;

• la supervision des courtiers agissant pour l’agence ou du personnel administratif : vérification des procédures existantes.

En plus d’être présent, le courtier à son compte ou le dirigeant de l’agence désigne généralement une personne-ressource au sein de son établissement, qui sera chargée de répondre aux demandes de l’inspecteur et, par exemple, de lui remettre certains dossiers. Mentionnons que le courtier ou le dirigeant doit donner accès aux livres, registres, comptes, dossiers et autres documents se rapportant à ses activités et que l’inspecteur peut en tirer copie.

À la fin de la visite, l’inspecteur rencontre le courtier ou le dirigeant pour lui faire un bref compte-rendu verbal des constats et actions requises. Le tout est consigné par écrit dans un rapport d’inspection ainsi que dans ceux des rapports de compétences des courtiers agissant pour l’agence. Dans les semaines suivant la visite d’inspection, un courriel sera envoyé au courtier à son compte ou à l’agence, de même qu’à chacun des courtiers inspectés pour les inviter à prendre connaissance du rapport déposé dans « Mon dossier » sur synbad.com, sous l’onglet Rapport d’inspection.

Enfin, nous invitons le courtier ou le dirigeant de l’agence à remplir le « Questionnaire d’appréciation » qui lui sera transmis par la suite. Les commentaires formulés à cette occasion sont précieux puisqu’ils permettent au Service d’inspection d’améliorer continuellement le processus d’inspection. Il importe de retenir que l’approche adoptée par l’OACIQ lors d’une inspection se veut constructive. La visite d’un inspecteur est donc considérée comme un moment privilégié pour accompagner et soutenir les courtiers et les agences. Il leur suggère notamment des outils, des activités de formation continue ou tout autre moyen pour maintenir leur niveau de compétences ou pour l’améliorer. Ainsi, des services de courtage immobilier de qualité peuvent être offerts au public en tout temps.