La déclaration d'immatriculation : parfois une condition à la délivrance d’un permis
La production d’une déclaration d'immatriculation peut parfois faire partie des conditions de délivrance d'un permis. En effet, l’OACIQ doit, lui aussi, se plier à la Loi sur la publicité légale des entreprises (la « Loi sur la publicité légale ») et c'est pourquoi il exige une copie de cette déclaration pour délivrer un permis au nom qui y est mentionné.
La Loi sur la publicité légale exige de toute personne physique qui fait affaire sous un nom ne comportant pas son prénom et son nom, de toute personne morale et de toute société qui fait affaire au Québec de « s’immatriculer ».
L’immatriculation consiste à produire, auprès du Registraire des entreprises, une déclaration (ou l’acte constitutif dans le cas de la personne morale) par laquelle l’entreprise fournit un certain nombre de renseignements qui seront publiés dans un registre accessible au public. Parmi les renseignements qu’une entreprise est tenue de déclarer se trouvent son nom (nom de naissance de la personne physique, nom attribué à une compagnie par son acte constitutif) ainsi que tout autre nom qu’une entreprise entend utiliser dans le cadre de ses affaires (nom d’emprunt).
Lorsque les formalités requises ont été remplies, le Registraire des entreprises attribue un numéro d’entreprise du Québec (NEQ). Cet identifiant unique facilite l’inscription aux divers programmes et services du gouvernement du Québec.
Au Québec, il existe plusieurs formes juridiques d'entreprise. Le portail Entreprises Québec contient plusieurs informations concernant le choix de la forme juridique de l’entreprise.
Par ailleurs, le Registraire des entreprises possède un service en ligne pour l’immatriculation des entreprises. Il est également possible d’effectuer une immatriculation à l’un des points de service du Registraire.
Il importe de mentionner que l’immatriculation d’une entreprise vise à rendre publiques son existence et les informations essentielles la concernant. Ainsi, les informations relatives à l'entreprise sont utilisables contre ou en faveur des tiers à compter de la date à laquelle elles sont inscrites au registre des entreprises. En conséquence, outre l’obligation d’effectuer une mise à jour annuelle des informations contenues dans le dossier d'entreprise, il importe également, si la situation change ou si des informations incomplètes ou inexactes au dossier doivent être modifiées, de produire une déclaration de mise à jour courante ou de correction qui préciseront les changements à effectuer.
