La gestion électronique des documents (GED) des agences et des courtiers agissant à leur compte

Si vos dossiers et documents sont conservés dans votre ordinateur ou sur un serveur, ou si vous avez dans votre établissement un logiciel spécifique pour gérer vos dossiers de transactions et vos dossiers administratifs, vous faites ce qu’on appelle de la gestion électronique des documents (GED).

Lorsqu’elle est bien implantée et bien administrée, la GED offre plusieurs avantages, dont celui de ne plus avoir à conserver les documents sur support papier et de réaliser ainsi une économie d’espace d’entreposage. De plus, la GED permet d’accéder aux documents rapidement, à distance et simultanément, ce qui facilite grandement la consultation, la gestion et le suivi des dossiers. Toutefois, la GED peut rapidement devenir problématique si certains principes de base ne sont pas respectés.

Gestion électronique des documents

Organisation des documents

Afin de rencontrer les objectifs d’efficacité de la GED, des directives doivent être établies quant au classement et au nommage des documents déposés dans le système, que ce soit par la numérisation ou l’enregistrement. Les méthodes de classement et de nommage doivent faciliter la validation du contenu des dossiers et permettre de repérer facilement et rapidement un document qui doit être consulté.

Sécurité des documents

Les dossiers et registres électroniques doivent être conservés pendant au moins 6 ans après leur fermeture définitive, en conformité avec les exigences du Règlement sur les dossiers, livres et registres, la comptabilité en fidéicommis et l’inspection des courtiers et des agences.

Il faut s’assurer qu’au cours du cycle de vie de ces documents, leur sécurité et la protection des renseignements personnels qu’ils contiennent sont garanties, en respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, que ce soit par :

le choix du support, qui doit être stable et sécuritaire, et assurer la confidentialité, l’intégrité et la pérennité de l’information;
la mise en place d’une stratégie de sauvegarde et de redondance, qui permet d’éviter toute perte d’information en raison d’une déficience du système, d’un bris d’équipement ou d’une modification des données accidentelle ou non désirée;
la gestion des accès au système de GED, qui doit se faire de manière que seules les personnes autorisées aient accès au contenu qui leur est nécessaire;
la mise en place d’une politique de destruction prévoyant un mode de destruction sécuritaire et que les documents puissent être conservés au-delà du délai si la personne concernée y consent, comme stipulé à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Gestion du changement

La mise en place d’un système de gestion électronique des documents apporte des changements majeurs dans le mode de tenue des dossiers et registres et sur les tâches des employés d’une agence.

Le dirigeant d’agence doit offrir les ressources et les outils nécessaires à son équipe afin d’assurer une bonne conduite de ces changements et une utilisation conforme du système. Il doit également mettre en place des mécanismes de contrôle pour s’assurer que les règles encadrant la GED sont respectées, de façon à ce que les dossiers de l’agence soient du niveau de qualité attendu.

Pour connaître les spécifications techniques qu’un système de GED (un logiciel ou un système maison) doit minimalement rencontrer, consultez le document suivant :

Implantation d’un système de gestion électronique : spécifications techniques à l'intention des agences et courtiers à leur compte

Numérisation

L’utilisation d’un système de GED peut impliquer de numériser des documents. Afin que vos documents électroniques puissent être considérés comme des équivalents des documents papier originaux et conserver leur valeur juridique, conformément à la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’informations, des principes doivent être respectés :

Documentation de la numérisation

Le processus de numérisation doit être documenté. Cette documentation doit permettre à l'agence ou au courtier agissant à son compte de démontrer notamment que le document numérisé contient la même information que le document original sur support papier et qu’il pourra être conservé et utilisé durant tout son cycle de vie, c'est-à-dire de sa création à sa destruction.

La documentation doit être conservée durant tout le cycle de vie du document issu de la numérisation.

Contrôle de qualité

Peu importe qui procède à la numérisation, le contrôle de qualité est une étape primordiale de ce processus. Il vise à s’assurer que le document issu de la numérisation est identique au document papier.

Destruction sécurisée des documents sources

Les documents sources peuvent être détruits après la numérisation. Toutefois, avant de procéder à leur destruction, il faut s’assurer qu’un contrôle de qualité a été effectué et que les fichiers ont été pris en sauvegarde.

La destruction des documents sources doit se faire de façon à préserver la confidentialité des informations qu’ils contiennent.

Pour plus de détails sur la documentation et la supervision du processus de numérisation, consultez le guide Numérisation : visez la qualité et documentez-vous!

IMPORTANT : Le dirigeant d’agence et le courtier à son compte sont responsables de mettre en place les procédures et directives pour encadrer la gestion électronique des documents. Ces procédures et directives doivent leur permettre de respecter les exigences de la Loi sur le courtage immobilieret ses règlements, ainsi que toute autre exigence légale à laquelle ils sont soumis dans leur pratique, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Pour toute question, n’hésitez pas à communiquer avec le Service d’inspection.

Si vous envisagez de prendre le tournant numérique ou si vous utilisez actuellement un système de gestion électronique des documents, nous vous invitons à consulter les publications suivantes pour vous assurer de mettre en place les meilleures pratiques :