8. Obligation de supervision de l’agence et de son dirigeant

Le titulaire de permis d’agence ainsi que son dirigeant veillent à la discipline des titulaires de permis de courtier qui le représentent et s’assurent que ceux-ci agissent conformément à la loi.  Ainsi, ils doivent assurer la conformité des représentations, sollicitations, promotions et publicités de l’agence et des courtiers qui la représentent. Ils ont donc l’obligation :

• d'analyser les pratiques et les activités afin de déterminer celles qui sont susceptibles d'être non conformes;
• d’établir des balises et des normes claires afin d’éviter des représentations, sollicitations, promotions et publicités non conformes. Ces balises et normes doivent être fréquemment réévaluées;
• de veiller à ce que les pratiques et activités soient conformes aux balises et normes établies et s’assurer qu’aucune publicité ne nuira à l’image de l’agence ou de la profession.

Le titulaire de permis d’agence et son dirigeant doivent élaborer, mettre en place et appliquer des politiques et des procédures relatives aux représentations, sollicitations, promotions et publicités. De plus, ils doivent implanter des mécanismes de contrôle interne afin d’assurer le respect, par les courtiers de l’agence, de ces politiques et procédures. Cela peut, par exemple, prendre la forme d’examens (aléatoires ou fondés sur le risque) sur les différents réseaux sociaux, journaux, sites Internet personnels des courtiers, etc.

Les politiques et procédures doivent comporter les éléments suivants :

• Une description des publicités qui sont permises par les courtiers autorisés à agir pour l’agence et des exemples de publicités acceptables et d’autres qui ne le sont pas afin d’en faciliter la compréhension;
• Un processus de validation, sans se limiter, pour les publicités suivantes :
  • Publicités des équipes : elles ne doivent pas porter à confusion quant au nom de l’équipe ainsi qu’aux personnes en faisant partie;
  • Publicités conjointes avec une ou des personnes qui ne sont pas titulaires d’un permis délivré par l’OACIQ : elles ne doivent pas laisser croire que les personnes identifiées dans la publicité qui ne sont pas titulaires d’un permis peuvent se livrer à la pratique du courtage immobilier;
  • Promotions publicitaires :
    • Les concours, tirages, rabais de rétribution et autres avantages :
      • La précision quant à qui offre la promotion (l’agence ou le courtier);
      • Les conditions applicables et leur disponibilité;
      • La durée ou les dates limites pour en bénéficier ou y participer;
      • L’obtention d’un permis de la Régie des alcools, des courses et des jeux, le cas échéant.
  • Garanties de performance et de vente;
  • Publicité comparative et toute publicité visant à promouvoir la performance de la bannière, de l’agence ou du courtier : les données utilisées pour démontrer l’exactitude des informations et la présence des sources des données sur la publicité.