Quand le courtier immobilier se fait employeur

Comment faire pour répondre aux besoins des courtiers tout en respectant le cadre légal?

Secrétaire (non titulaire de permis) ou adjoint (titulaire de permis)

Deux types d'aide sont généralement recherchés par les courtiers. Certains veulent être secondés par une personne capable d'assurer les services de secrétariat sans nécessité d’être titulaire d’un permis, d'autres ont davantage besoin d'un adjoint, autrement dit d'une personne qui puisse effectuer des actes de courtage immobilier, ce qui est réservé aux titulaires d’un permis de l’OACIQ¹.

Ainsi, un courtier qui requiert une aide supplémentaire pour de la sollicitation téléphonique ou du porte à porte, pour participer aux visites libres, ouvrir une porte à un courtier collaborateur, rédiger les conditions d'une promesse d’achat ou tout autre contrat ou formulaire de courtage immobilier, que ce soit ou non sur les formulaires électroniques de l’OACIQ, ou encore réaliser une opération immobilière en son absence tel que recevoir des clients, doit nécessairement recourir à un titulaire de permis (article 3.1 de la Loi sur le courtage immobilier).

Ce ne sera évidemment pas le cas pour une aide qui est exclusivement affectée aux tâches de bureau telles que poser un écriteau, transmettre les documents au notaire, prendre des photos, effectuer de l’entrée de données (par exemple sur une fiche descriptive), imprimer et mettre au propre des documents transactionnels, confirmer les rendez-vous du courtier ou répondre aux appels téléphoniques sans fournir d'information sur les immeubles, c'est-à-dire sans faire de représentation.

Il faut cependant se rappeler que le support aux tâches ou l'aide technique de bureau peut engager la responsabilité du courtier. En effet, une entrée de données erronée ou toutes autres erreurs faites par le secrétaire, par exemple sur la fiche descriptive de la propriété, pourrait mener à une réclamation en responsabilité professionnelle, auquel cas le FARCIQ pourrait être appelé à étudier celle-ci.  S’il délègue des tâches de bureau à un tiers, le courtier doit en vérifier l’exactitude suivant ses obligations déontologiques. À défaut, le bureau du Syndic pourrait déposer une plainte disciplinaire.

Un courtier ne peut employer un autre courtier

Seule une agence immobilière peut employer ou autoriser à agir pour elle une personne physique titulaire d'un permis de courtier immobilier. La réglementation de l’OACIQ interdit à un courtier immobilier d'employer un autre courtier.

Afin d’éviter une infraction à la Loi sur le courtage immobilier et ses règlements, un courtier ne devrait donc pas engager un titulaire de permis et le payer directement en prétextant qu’il ne lui fait faire que des tâches de secrétariat.

Légalement, l’agence immobilière est responsable de toutes les opérations immobilières faites en son nom. L’article 70 du Règlement sur les conditions d’exercice d’une opération de courtage, sur la déontologie des courtiers et sur la publicité stipule que l’agence « doit prendre tous les moyens raisonnables pour faire en sorte que les personnes qui sont à son emploi ou autorisées à agir pour elle respectent les dispositions de la loi et de ses règlements ».

Les opérations immobilières que l’adjoint titulaire de permis conclut le sont au nom de son agence, comme c'est la règle pour tout courtier. Ainsi, l'adjoint (titulaire de permis) d'un courtier rédige et conclut des opérations avec des clients comme représentant de l’agence, mais il obtient sa rétribution selon l'entente contractuelle signée entre son agence (taux horaire, pourcentage de rétribution, etc.) et le courtier à qui il fournit une aide exclusive.

À noter que le courtier, tout comme l'adjoint, doit signer son nom seulement, et non pas « pour et au nom » d'un autre courtier comme cela s'est vu. Par ailleurs, lorsque l'adjoint (titulaire de permis) signe comme témoin, c'est son nom et en son nom qu'il signe.

En ce qui a trait au réseau des agences où il y a sous-franchisage, si l'adjoint est à l'emploi du franchisé et non du sous-franchisé, les contrats de courtage devront faire l'objet d'une co-inscription par les deux agences. Les rétributions découlant des transactions devront être traitées comme des partages entre agences distinctes.