Signature électronique - Les bonnes pratiques

Voici un aperçu des bonnes pratiques à adopter lorsque vous faites l’utilisation de signatures électroniques dans le cadre de vos activités professionnelles, pour faire signer un document ou un formulaire par des clients.

Une firme accréditée, un choix avisé

Tout d’abord, il est important de rappeler que l’OACIQ recommande fortement que vous fassiez affaire avec une des firmes qui aura obtenu une accréditation. L’utilisation d’un système non accrédité est déconseillée, car elle vous expose, vous et vos clients, à plusieurs risques. Lire l’article La signature électronique est-elle sécuritaire? Oui!

Informer le dirigeant d'agence, une obligation

Lorsqu’un courtier désire utiliser un système de signature électronique pour accomplir son travail, il doit au préalable informer son dirigeant d’agence et obtenir son autorisation. Puisque ce dernier est responsable du maintien des dossiers, livres et registres, il pourrait établir certaines directives quant à l’utilisation de la signature électronique par les courtiers agissant au nom de l’agence dont il est responsable.

Des règles d'utilisation importantes à respecter

Le courtier qui fera l’utilisation d’un système de signature électronique devra évaluer si celui-ci est approprié pour chaque situation où il aura à faire signer des documents. Il ne faut pas oublier que le fait de faire signer un document ou un formulaire selon un processus électronique ne dégage pas le courtier de ses obligations déontologiques, notamment en matière d’information sur le contenu du document qu’il fait signer à ses clients, de même qu’en matière de vérification d’identité.

Par ailleurs, un document ou un formulaire peut être signé selon un processus purement électronique ou encore un processus mixte, c’est-à-dire qu’une des parties pourrait utiliser une signature manuscrite (à la main) et l’autre, une signature électronique. Que le formulaire soit signé de façon purement électronique ou mixte, en plus du formulaire signé par les parties, le courtier devra remettre à son dirigeant d’agence une copie du certificat d’authentification ou du résumé de la preuve généré par la solution de signature électronique choisie. Ce document sert en réalité à décrire le processus utilisé pour la ou les signatures électroniques.

Lorsqu’un courtier désire faire signer un document par un processus de signature électronique, il est important que, mis à part la transmission par courriel du document à signer, un deuxième mécanisme d’authentification soit utilisé pour s’assurer de l’identité de la personne qui signera le document. L’authentification peut se faire à l’aide d’un mot de passe transmis par SMS (texto), par exemple, ou encore à l’aide de réponses à des questions préalablement établies entre le courtier et la partie qu’il fait signer.

Ensuite, lorsqu’une des parties appose sa signature sur un document, le lieu de signature doit également être indiqué. Il est possible d’ajouter un champ vide qui devra être rempli par le signataire avant que le courtier accepte sa signature. Le courtier qui amorce le processus de signature est celui qui doit ajouter le ou les champs à remplir avant l’acceptation de la signature. Un champ devra également être présent afin que l’autre partie signifie son acceptation ou son refus, le cas échéant.

Avec tout document sur lequel se retrouvent une ou des signatures électroniques, il est important de joindre le certificat d’authentification qui sert à décrire le processus complet utilisé. Ce certificat doit être conservé par l'agence du courtier ayant amorcé le processus de signature électronique. Cette dernière n’a pas l'obligation de l'acheminer à l'agence qui représente l'autre partie à la transaction. Seule une copie du document original (c’est-à-dire n'ayant pas subi de changement de support) sur laquelle se trouvent la ou les signatures électroniques devra lui être transmise et sera suffisante pour le maintien des dossiers.

Attention à la date et à l'heure

Il est important de préciser également aux utilisateurs de système de signature électronique, ainsi qu’aux courtiers qui recevront des documents ou des formulaires signés selon un tel procédé que, selon la solution choisie, les dates et heures inscrites sur les documents ou leur certificat d’authentification peuvent être établies en fonction du temps moyen de Greenwich (en anglais Greenwich Mean Time ou GMT) ou d’un autre fuseau horaire. Noter que le temps local au Québec est établi en heure normale de l’Est ou en heure avancée de l’Est, le cas échéant (en anglais : Eastern Standard Time [EST] ou Eastern Daylignt Time [EDT]).

La vérification de l’heure utilisée par le système de signature électronique pourrait nécessiter une gestion supplémentaire afin, par exemple, de s’assurer que le délai d’acceptation d’une promesse d’achat ou d’une contre-proposition est respecté pour établir le lien juridique entre les parties. Ainsi, une promesse d’achat qui serait acceptée par un vendeur à 10 h 05 le 2 octobre 2013, heure avancée de l’Est, pourrait se lire 14 h 05 GMT, 2 octobre 2013 sur la promesse d’achat ou le certificat d’authentification. Pour vous assurer de la date et de l’heure locale de la signature d’un document ou d’un formulaire signé par un processus de signature électronique, nous vous invitons à consulter le site Greenwich Mean Time à l’adresse suivante : www.greenwichmeantime.com.

Conclure un contrat de courtage par un processus de signature électronique… Oui, c’est possible!

Une des questions qui nous est fréquemment posée est de savoir si un contrat de courtage portant sur un immeuble principalement résidentiel de moins de 5 logements, lorsque le vendeur est une personne physique, peut être conclu par un processus de signature électronique. Bonne nouvelle, la réponse est oui.

Contrairement à l’utilisation du télécopieur, un courtier peut faire signer un contrat de courtage à son client à l’aide d’une signature électronique puisqu’une fois le processus de signature terminé, le vendeur reçoit un double du contrat et non une copie, comme c’est le cas lorsque le contrat est conclu par l’entremise d’un télécopieur. Cependant, le courtier qui fait signer des documents à distance à l’aide de signatures électroniques se doit d’effectuer la vérification d’identité à distance de toute personne qu’il représente, conformément aux règles décrites dans la Ligne directrice - Prévention du blanchiment d'argent et de la fraude immobilière.

Afin de préserver la notion du double du contrat, il ne peut y avoir deux modes de signature différents à la prise d’un contrat de courtage : par exemple, vous signant de façon manuscrite et le client de façon électronique. Vous devriez signer électroniquement le document et l’acheminer à votre client, afin qu’il puisse lui aussi y apposer sa signature électronique.

Qu’en est-il de la signature de l’accusé de réception d’une promesse d’achat ou d’une contre-proposition signée avec des signatures électroniques?

Depuis le 1^er juillet 2012, les formulaires de promesse d’achat et de contre-proposition prévoient que les parties sont liées contractuellement au moment de l’acceptation, et non au moment de la notification de la réponse de la partie concernée, comme c’était le cas auparavant. Cependant, le courtier a quand même l’obligation d’aviser sans délai le promettant du refus ou de l’acceptation de sa promesse d’achat ou de sa contre-proposition, et de conserver une preuve écrite de cet avis à son dossier, par exemple un courriel, une télécopie ou un message via Immocontact.

Dans certains cas, lors de l’utilisation des signatures électroniques, tous les signataires reçoivent simultanément une copie signée, mais cela demeure une exception. Le courtier a donc quand même l’obligation d’aviser sans délai l’acheteur du refus ou de l’acceptation de sa promesse d’achat, et de conserver une preuve écrite de cet avis à son dossier.

Votre expérience est importante pour nous

Si vous avez des questions ou des commentaires concernant l’utilisation des signatures électroniques dans le cadre de votre travail (excluant le fonctionnement de la solution utilisée), ou encore si vous faites face à des situations particulières, n’hésitez pas à contacter Info OACIQ.