FAQ pour les dispensateurs d'activités de formation
Pourquoi l’OACIQ doit-il analyser une activité de formation continue avant de l’accréditer?
L’activité de formation que vous soumettez doit être analysée afin de s’assurer qu’elle respecte les critères d’admissibilité, et qu’elle répond aux exigences du Programme de formation continue et aux attentes des titulaires de permis en matière de rigueur et de qualité.
Pour connaître les critères d’admissibilité, voir le Processus d’accréditation général des activités de formation continue
Combien de temps faut-il pour obtenir l’accréditation d’une activité de formation continue?
La durée de l’analyse varie selon la nature de l’activité de formation. L’OACIQ s’engage toutefois à répondre à une demande d’accréditation dans un délai maximal de 45 jours.
Que puis-je faire pour m’assurer d’obtenir une accréditation à temps?
Pour vous assurer d’obtenir l’accréditation d’une formation avant la première présentation de l’activité, vous devez :
- Envoyer la demande d’accréditation au moins 45 jours avant la date prévue pour respecter le délai d’analyse de l’OACIQ;
- Joindre à votre demande tous les documents décrits à la section III du formulaire de demande d’accréditation.
Quels documents dois-je joindre à ma demande d’accréditation?
Selon la section III du formulaire de demande d’accréditation, vous devez joindre :
- Le formulaire de demande d’accréditation dûment rempli;
- Un plan de la formation énumérant les sujets traités;
- Les documents complets de la formation (cahier du participant, présentation du formateur en format PowerPoint, Word ou PDF, codes d’accès pour les formations en ligne);
- Les informations permettant d’évaluer la compétence et la probité de chaque formateur (curriculum vitae, coordonnées, numéro de permis de l’OACIQ ou d’une autre association professionnelle);
- Le paiement des frais d’analyse.
Notez que l’analyse d’une demande d’accréditation commence officiellement lorsque tous les documents requis sont présents au dossier.
Y a-t-il d’autres informations sur le contenu de ma formation que l’OACIQ pourrait me demander?
Lors de l’analyse, le conseiller pourrait demander au dispensateur de présenter un plan détaillé du contenu si la documentation ou le matériel de la formation ne sont pas suffisamment précis.
Les dispensateurs peuvent se référer à cet exemple d’une formation fictive d’une heure pour savoir comment préparer un tel document.
L’OACIQ peut-il exiger des modifications à la formation soumise afin qu’elle soit accréditée?
Oui. Des modifications à la formation peuvent être demandées au dispensateur afin d’en assurer la conformité avec le Programme de formation continue obligatoire. Dans ce cas, un conseiller du Service de la formation communiquera avec le dispensateur pour lui fournir des explications sur les changements demandés.
Est-ce que le nombre d’UFC accordées correspond toujours au nombre d’heures que dure une activité de formation?
Non. Le nombre d’UFC accordées pour une activité de formation correspond à la durée occupée dans la présentation par le contenu jugé admissible. Ainsi, aucune UFC ne sera accordée pour une partie de formation portant sur un sujet ou une activité non admissible au Programme.
Est-ce que les activités de formation sont encore classées par type de contenu, soit fondamental ou spécialisé?
Non. Pour le cycle 2019-2021, cette distinction n’existe plus. La seule distinction qui demeure réside dans le fait que certaines formations, offertes par l’OACIQ, sont obligatoires alors que toutes les autres sont des formations au choix.
Comment saurai-je si ma demande d’accréditation a été approuvée?
Une lettre d’acceptation de la demande d’accréditation vous sera envoyée par courriel une fois le processus d’analyse terminé. Conservez cette lettre dans vos dossiers.
Combien de temps l’accréditation de ma formation sera-t-elle en vigueur?
Toute activité de formation continue est accréditée jusqu’au 30 avril 2021, soit la fin du cycle 2019-2021, et ce, peu importe la date où la demande d’accréditation a été effectuée.
Les participants qui assistent à une activité de formation continue avant l’accréditation de cette formation pourront-ils recevoir des UFC une fois la demande acceptée?
Non. Les UFC ne peuvent pas être attribuées rétroactivement. Soyez prudent et transparent dans la promotion d’une activité de formation qui n’a pas encore été accréditée. Ne laissez pas croire qu’elle sera accréditée en y apposant un nombre estimatif d’UFC.
Que dois-je vous fournir pour la fiche descriptive de mon activité de formation qui paraîtra sur synbad.com?
Le formulaire de demande d’accréditation d’une activité de formation comprend une section où vous pouvez nous transmettre les informations suivantes :
- une brève description de la formation annonçant le sujet abordé de façon à susciter l’intérêt des participants;
- les objectifs de la formation, c’est-à-dire les comportements attendus par les participants qui auront suivi la formation;
- le déroulement de la formation, soit l’ordre du jour ou la table des matières de cette formation, selon le plan de votre présentation.
Je veux m’assurer que le sujet de ma formation est admissible. Quels sont ces sujets?
- Les aspects légaux et réglementaires touchant les transactions immobilières, qu’il s’agisse de la Loi sur le courtage immobilier et ses règlements ou d’autres lois et règlements utilisés dans le cadre d’une opération de courtage, comme le Code civil du Québec, la garantie légale, la modification d’une loi ou d’un règlement;
- L’utilisation des contrats et formulaires relatifs à une opération de courtage, par exemple le contrat de courtage vente (CCV), le contrat de courtage achat (CCA) et le formulaire (DV);
- Tout phénomène matériel ou naturel pouvant affecter un immeuble, comme par exemple les types de sols, les contaminants, les zones inondables et la pyrrhotite;
- L’éthique et la déontologie, c’est-à-dire tout ce qui touche les devoirs et obligations envers le public, les parties à la transaction, les titulaires de permis et la profession;
- Les activités professionnelles, comme la tenue des dossiers, la comptabilité et le plan d’affaires;
- L’évaluation de la qualité d’un immeuble, ainsi que l’évaluation de sa valeur marchande;
- Les implications financières d’une transaction, incluant le financement (prêt hypothécaire, qualification des acheteurs, autres dépenses liées, calcul de la somme revenant au vendeur, etc.).
Que dois-je faire pour que ma formation réponde à l’exigence de soutenir la mission de l’OACIQ, soit la protection du public?
Les apprentissages réalisés lors de votre formation doivent non seulement profiter aux titulaires de permis, mais aussi au public qui fait appel à leurs services. Assurez-vous que la documentation présentée aux participants les aide à remplir leur obligation de protection envers toute personne faisant appel à eux, et ce, peu importe le sujet abordé.
Que dois-je faire pour m'assurer que ma formation encourage des comportements éthiques et conformes avec l'environnement légal du courtage?
Une activité de formation accréditée ne doit pas seulement présenter des informations techniques utiles pour le courtier en exercice; elle doit aussi proposer une façon d’utiliser cette information qui respecte les lois, l’éthique et la déontologie. Assurez-vous que les actions encouragées dans votre formation respectent ce principe.
Comment dois-je structurer ma formation afin qu’elle soit axée sur l’apprentissage et ait une valeur pédagogique?
Pour qu’une formation ait une valeur pédagogique et afin d’assurer aux courtiers que la qualité de cette formation accréditée est constante d’une prestation à l’autre, celle-doit doit comprendre :
- Des objectifs d’apprentissage connus par les participants; ils peuvent ainsi évaluer leur habileté à les atteindre;
- Un plan de présentation qui reflète une progression visant à développer des compétences;
- Des interactions prévues avec les participants afin qu’ils aient un apprentissage actif;
- La tenue de l’activité doit pouvoir permettre aux participants d’atteindre les objectifs identifiés.
Pour une activité en ligne, les participants doivent aussi pouvoir intervenir et être actifs afin de démontrer certains acquis pour que des UFC puissent leur être accordées.
L’activité de formation doit être conforme aux prises de position de l’OACIQ. Qu’est-ce que cela veut dire?
Les enseignements transmis par les dispensateurs ne peuvent être contraires à ceux de l’OACIQ, et ce, pour éviter toute confusion chez les courtiers, et pour la protection du public.
Quelle forme doit prendre une activité de formation pour avoir un lien clair et direct avec la pratique et les besoins de développement professionnel?
Une activité de formation qui présente un sujet général pertinent (ex. : vente et mise en marché, gestion du temps et des priorités) et qui a une valeur pédagogique sera accréditée si elle s’adresse spécifiquement aux courtiers en ayant des liens évidents avec la pratique du courtage immobilier. Assurez-vous que ces liens sont nombreux dans le plan de la formation, la présentation soumise ou tout autre document pertinent.
Pourquoi le titre de l’activité doit-il annoncer clairement le contenu de la formation?
Le titre d’une activité de formation doit pouvoir aider les participants à identifier rapidement le sujet de l’activité de formation, ou encore les principales compétences visées. Même si vous voulez décrire votre activité de façon plus originale, le titre de l’activité doit respecter les conventions d’identification propres aux activités pédagogiques.
Quelles sont les caractéristiques d’une formation en ligne admissible?
Les informations de connexion nécessaires à l’évaluation de la formation en ligne doivent être inclues dans la demande d’accréditation.
La formation doit posséder une architecture de programmation qui facilite l’apprentissage :
- L’activité de formation en ligne doit disposer d’un mécanisme qui contrôle la durée de la formation afin d’éviter que les participants ne puissent l’accélérer à leur guise.
- L’activité de formation doit avoir des périodes d’interaction obligatoires avec les participants, à travers des questions de validation d’apprentissage ou toute autre activité exigeant leur intervention, pour poursuivre l’activité.
Les enregistrements de séances de formation, présentées en différé sans aucune interaction avec les participants, ne sont donc pas des activités de formation admissibles.
Comment les participants qui assistent aux activités de formation reçoivent-ils leurs UFC? Quel rôle dois-je jouer à titre de dispensateur?
Il est de votre responsabilité de soumettre à l’OACIQ une liste de présence des participants à votre activité de formation, et ce, dans les 72 heures suivant celle-ci. Vous pourrez transmettre les informations relatives aux participants ayant entièrement suivi l’activité de formation via un accès sécurisé à un outil de communication en ligne. La marche à suivre vous est transmise dans la lettre de confirmation de l’accréditation de la formation.
Est-ce que l’OACIQ peut assister à mon activité de formation ou effectuer d’autres types de contrôle de la qualité?
Oui. L’OACIQ peut effectuer un contrôle de la qualité de toute activité de formation accréditée. Le dispensateur devra ainsi utiliser des questionnaires d’appréciation fournis par l’OACIQ et collaborer à toute demande de renseignements permettant d’évaluer la qualité de l’enseignement. Dans certains cas, l’OACIQ pourrait exiger d’assister à une formation pilote avant d’accréditer une formation, ou encore de visionner un enregistrement d’une séance de formation.
Comment puis-je renouveler l’accréditation de ma formation?
Vous devez remplir le formulaire de demande d’accréditation, en indiquant à la section V (Tarification et déclarations) qu’il s’agit d’une formation accréditée lors du cycle précédent.
Assurez-vous d’envoyer un dossier complet à temps pour éviter tout arrêt de la présentation de la formation.
Au cours de la formation, puis-je faire la promotion des autres services professionnels que j’offre ou la promotion d’une entreprise ou d’un produit?
Non, une formation orientée sur la promotion de produits ou de services n’est pas admissible, même s’il ne s’agit que d’une partie de la formation.
Je suis un formateur ayant assuré la prestation de service pour un dispensateur qui a fait accréditer une activité de formation. Une fois mon lien d’emploi terminé avec le dispensateur, puis-je offrir cette formation à mon compte?
Non, à moins d’une autorisation écrite du dispensateur. La demande d’accréditation étant liée à ce dernier, il peut choisir un autre formateur pour dispenser sa formation. Il peut cependant vous autoriser à utiliser cette formation préalablement accréditée. Si vous décidez de la modifier afin de pouvoir la présenter vous-même, assurez-vous de n’enfreindre aucune disposition de la Loi sur le droit d’auteur.
