Politique de confidentialité • synbad.com

 

1. INTRODUCTION

L’Organisme d’autoréglementation du courtage immobilier du Québec (l’OACIQ) est l’autorité en matière du courtage immobilier au Québec. Il a pour mission d’assurer la protection du public. L’OACIQ réalise sa mission par le biais de divers mécanismes, tels que le processus de certification, le processus disciplinaire, l’inspection, le programme de formation, l’assurance de la responsabilité professionnelle, l’information du public, etc.

La présente Politique de confidentialité s’applique à l’OACIQ et au Fonds d’assurance responsabilité professionnelle du courtage immobilier du Québec (le FARCIQ) établi par l’OACIQ en vertu de l’article 52 de la Loi sur le courtage immobilier (RLRQ, c. C-73.2). Aux fins des présentes, à moins que le contexte n’indique un sens différent, l’abréviation « l’OACIQ » désigne l’OACIQ et le FARCIQ.

2. CUEILLETTE DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Dans l’objectif de réaliser sa mission de protection du public par le biais des mécanismes mentionnés ci-dessus et aussi en tant qu’employeur, l’OACIQ doit recueillir des renseignements personnels.

Exemples de renseignements personnels recueillis :

  • Votre nom;
  • Votre numéro de permis (si applicable);
  • Vos coordonnées personnelles ou professionnelles (par exemple, l’adresse postale, le numéro de téléphone, l’adresse de courrier électronique);
  • Renseignements de vos pièces d’identité;
  • Vos renseignements biographiques, incluant les renseignements relatifs à votre occupation, vos antécédents, etc.;
  • Renseignements relatifs à votre situation financière ou matrimoniale;
  • Sujet et contenu de vos messages transmis à l’OACIQ, incluant photos, vidéos;
  • Tout autre renseignement personnel.

L’OACIQ recueille des renseignements personnels par divers moyens :

  • Par l’intermédiaire des sites oaciq.com, farciq.com, du site sécurisé synbad.com du portail oaciq.com, des portails sécurisés des employés, du portail sécurisé du site farciq.com ainsi que par le biais des plateformes hébergées et gérées par l’OACIQ, notamment celle supportant les formations en ligne offertes par l’OACIQ et celle supportant le maintien de permis (« sites et plateformes »);
  • Par l’intermédiaire des formulaires web et autres formulaires administratifs;
  • Par courriel;
  • Par téléphone;
  • Verbalement (renseignements fournis en personne);
  • Par correspondance écrite;
  • Par l’intermédiaire des sondages.

3. QUI PEUT AVOIR ACCÈS À VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Dans l’objectif d’accomplir les fins pour lesquelles vos renseignements personnels ont été recueillis, les membres du personnel ou les membres des comités de l’OACIQ peuvent avoir accès à vos renseignements personnels, mais seulement dans la mesure où leurs fonctions respectives le requièrent.

L’OACIQ peut communiquer vos renseignements personnels à des tiers, par exemple à ses cocontractants, mandataires, sous-traitants, fournisseurs de services (incluant les fournisseurs de services de sites Internet, d’hébergement, d’entretien, etc.). Ces tiers n’ont accès à vos renseignements personnels que dans la mesure où leurs fonctions le requièrent et ils sont tenus à une obligation de confidentialité au même titre que l’OACIQ.

Paiement en ligne

Lors des paiements en ligne, certains renseignements vous concernant sont transmis à notre partenaire de paiement en ligne, notamment :

  • Nom et prénom;
  • Adresse résidentielle;
  • Téléphone;
  • Adresse courriel.

Ces renseignements sont transmis à la seule fin de permettre à notre partenaire de traiter votre paiement.

Les renseignements recueillis sont transmis sous forme de message électronique ayant fait l’objet d’un chiffrement pour assurer la confidentialité des renseignements qui y sont contenus. Ce message est transmis au moyen d’une connexion sécurisée SSL.

L’OACIQ ne conserve pas les informations bancaires que vous fournissez lors de chaque nouvelle transaction.

***

Si l’OACIQ doit communiquer vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec, il tient compte de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation et des mesures de protection que ceux-ci bénéficieront à l’extérieur du Québec. Sauf dans les cas prévus par la loi, l’OACIQ ne communiquera vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec que si son analyse démontre que ceux-ci bénéficieront d’une protection adéquate dans l’endroit où ils doivent être communiqués ou conservés.

Dans certains cas prévus par la loi, l’OACIQ peut communiquer vos renseignements personnels à des tiers sans votre consentement.

4. PROTECTION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

L’OACIQ prend les mesures appropriées pour assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels qu’il recueille, incluant ceux obtenus par le moyen technologique. Il protège les renseignements personnels conformément aux exigences de la loi et conformément à ses politiques. Pour en savoir plus : Politiques encadrant la protection des renseignements personnels.

Mesures de sécurité particulières

Authentification par un nom d’utilisateur et un mot de passe

L’accès au site sécurisé synbad.com du site oaciq.com, au portail sécurisé du site farciq.com, à la plateforme supportant les formations en ligne et le maintien de permis, et l’accès aux plateformes sécurisées des employés sont réservés aux utilisateurs identifiés et autorisés par l’OACIQ.

Votre nom d’utilisateur et votre mot de passe constituent votre identité lorsque vous ouvrez une session sur ces plateformes.

Confidentialité

Vous devez assurer la stricte confidentialité de votre nom d’utilisateur et de votre mot de passe. Vous ne devez en aucun temps les communiquer ou les divulguer à des tiers, ou autoriser des tiers à les utiliser à quelque fin que ce soit.

Modification et récupération

Pour des fins de sécurité et pour éviter toute utilisation non autorisée de votre nom d’utilisateur et de votre mot de passe, l’OACIQ vous recommande de modifier périodiquement votre mot de passe. Si vous croyez que la confidentialité de votre mot de passe a pu être compromise, vous devriez le changer.

Si vous oubliez votre mot de passe, vous pourrez en tout temps le récupérer en cliquant sur le lien « J’ai besoin d’un nouveau mot de passe » figurant sur la page de connexion à synbad.com ou sur « Mot de passe oublié? » sur la page de connexion du portail sécurisé du site farciq.com, selon le cas. Un mot de passe temporaire vous sera alors acheminé par courriel à l’adresse électronique figurant à votre dossier. Lors de votre connexion subséquente, vous serez appelé à choisir un nouveau mot de passe.

Connexion sécurisée

Dès que vous accédez à synbad.com du site oaciq.com ou au portail sécurisé du site farciq.com au moyen de votre nom d’utilisateur et de votre mot de passe, la connexion s’établit par le biais d’un protocole sécurisé SSL (Secured Sockets Layer). L’URL affichée dans la barre de navigation de votre navigateur web débutera alors par « https:// ».

Cette sécurisation de la connexion est en fonction pendant toute la durée de votre connexion, incluant votre connexion aux plateformes hébergées et gérées par l’OACIQ. Elle protège la confidentialité et l’intégrité des transactions que vous effectuez dans le cadre de cette connexion, incluant celles que vous pourriez effectuer au moyen de formulaires web.

Cependant, si vous accédez à un site non sécurisé par l’intermédiaire d’un hyperlien dans synbad.com, la connexion sécurisée offerte par l’OACIQ cesse. À cet égard, notez que c’est notamment le cas si vous basculez vers le site public non sécurisé oaciq.com.

5. TÉMOINS DE CONNEXION (COOKIES)

Qu’est-ce qu’un témoin de connexion?

Un témoin de connexion est un fichier texte qui contient de petites quantités d’informations téléchargées sur votre ordinateur ou un appareil mobile lorsque vous visitez nos sites et plateformes. Les témoins de connexion sont renvoyés sur le site web à chaque visite suivante, ou sur un autre site qui reconnaît ce témoin. Les témoins de connexion permettent à un site de reconnaître l’appareil d’un utilisateur.

Certains de ces témoins sont nécessaires afin d’assurer le bon fonctionnement de nos sites et plateformes.

D’autres peuvent servir afin d’améliorer nos services, par exemple aux fins d’analyse (les informations relatives à l’achalandage et aux visites). Certains témoins permettent de faire en sorte que les publicités que vous voyez en ligne soient plus pertinentes pour vous et vos intérêts.

Sauf lorsque l’authentification est requise, les informations reçues par le biais des témoins de connexion ne permettent pas de vous identifier directement.

L’OACIQ recueille des données standards par le biais des témoins de connexion, telles que, par exemple :

  • Adresse IP (anonymisée avant son traitement);
  • Identifiant aléatoire unique;
  • Heure de début et de fin de la visite;
  • URL du site visité précédemment;
  • URL des pages visitées sur le site oaciq.com ou farciq.com;
  • Type de navigateur;
  • Type de système d’exploitation;
  • Type d’appareil (mobile ou ordinateur);
  • Autres types de renseignements.

Type des témoins de connexion

Témoins de connexion nécessaires

  • Authentification : un témoin d’authentification permet de maintenir la connexion d’un utilisateur sur un site web sans avoir à se reconnecter à chaque page.

Autres témoins de connexion

Les autres témoins de connexion que l’OACIQ analyse et traite sont en lien avec la publicité et le contenu personnalisé, la mesure de performance des publicités et du contenu, les données d’audience et développement de produit :

  • Stocker ou accéder à des informations sur un terminal : les témoins, identifiants de votre terminal ou autres informations peuvent être stockés ou consultés sur votre terminal pour les finalités qui vous sont présentées. L’activité passée d’un utilisateur, ses centres d’intérêt, les sites qu’il a visités ou les applications qu’il a utilisées, sa localisation ou ses données démographiques.
  • Mesurer la performance du contenu : la performance et l’efficacité du contenu que vous voyez ou avec lequel vous interagissez peuvent être mesurées. • Créer un profil personnalisé de publicités : un profil peut être créé sur vous et sur vos centres d’intérêt pour vous présenter des publicités personnalisées susceptibles de vous intéresser. Informations sur un utilisateur, notamment son activité, ses centres d’intérêt, les sites ou applications consultés, les données démographiques ou la géolocalisation d’un utilisateur.
  • Créer un profil pour afficher du contenu personnalisé : un profil peut être créé sur vous et sur vos centres d’intérêt afin de vous présenter du contenu personnalisé susceptible de vous intéresser.
  • Développer et améliorer les produits : vos données peuvent être utilisées pour améliorer les systèmes et logiciels existants et pour développer de nouveaux produits.
  • Exploiter des études de marché afin de générer des données d’audience : les études de marché peuvent servir à en apprendre davantage sur les audiences qui visitent des sites web, utilisent des applications et voient des publicités.
  • Mesurer la performance des publicités : la performance et l’efficacité des publicités que vous voyez ou avec lesquelles vous interagissez peuvent être mesurées.
  • Sélectionner des publicités standards : les publicités peuvent vous être présentées en fonction du contenu éditorial que vous consultez, de l’application que vous utilisez, de votre localisation approximative, ou de votre type de terminal : type de terminal et capacités, user agent, URL, adresse IP.
  • Sélectionner des publicités personnalisées : des publicités personnalisées peuvent vous être présentées sur la base d’un profil créé sur vous. L’activité passée d’un utilisateur, ses centres d’intérêt, les sites qu’il a visités ou les applications qu’il a utilisées, sa localisation ou ses données démographiques.
  • Sélectionner du contenu personnalisé : du contenu personnalisé peut vous être présenté sur la base de votre profil utilisateur.

Refuser ou accepter les témoins de connexion

Au moment de la visite de nos sites et plateformes, vous pouvez configurer votre navigateur afin qu’il accepte tous les témoins de connexion de nos sites et plateformes ou qu’il les refuse.

Attention : il n’est pas possible de refuser les témoins de connexion nécessaires au fonctionnement de nos sites et plateformes.

Lorsque vous refusez les témoins de connexion, certains services personnalisés pourraient ne pas être disponibles et, en conséquence, vous risquez de ne pas être en mesure de profiter de toutes les fonctionnalités de nos sites et plateformes.

Consulter ou modifier votre choix

Après avoir configuré initialement votre navigateur, vous pourrez en tout temps consulter ou modifier les choix relatifs aux témoins en cliquant sur « Consentement aux témoins de connexion », en bas de chaque page de nos sites web.

Vous devez configurer vos préférences annuellement (confirmer vos choix initiaux ou les modifier); une demande de consentement aux témoins de connexion apparaîtra à cet effet lorsque vous visiterez nos sites et plateformes.

Protection des renseignements recueillis au moyen des témoins de connexion

Dans le but de protéger vos renseignements personnels, l’OACIQ a mis en place des mesures de protection physiques, électroniques et opérationnelles, conformément à ses politiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels.

De plus, tous les renseignements personnels recueillis par le biais des témoins de connexion sont chiffrés.

Qui a accès aux renseignements recueillis au moyen des témoins de connexion

Les membres du personnel de l’OACIQ dont les fonctions le requièrent peuvent avoir accès aux renseignements recueillis au moyen des témoins de connexion. Il s’agit notamment des personnes responsables de la sécurité informatique et des communications de l’OACIQ.

Le Responsable de la protection des renseignements personnels ou les membres du Comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels, ainsi que toute personne dont les services pourraient être requis, peut avoir accès à ces renseignements dans le cadre de leurs fonctions.

Avec qui l’OACIQ partage les renseignements recueillis au moyen des témoins de connexion

L’OACIQ partage avec ses partenaires les données des témoins de connexion. Ces partenaires sont des entreprises de technologies de l’information et ils peuvent conserver ces données sur les serveurs situés à l’extérieur du Québec. En naviguant sur nos sites et plateformes, vous pouvez paramétrer votre appareil afin qu’il autorise ou bloque la possibilité de cueillette de vos renseignements par ces partenaires. Vous pouvez à cette occasion obtenir plus d’informations sur les activités de ces partenaires, les données qu’ils récoltent et comment ils les utilisent.

6. FORMULAIRE WEB DE CONTACT/COURRIELS

L’OACIQ met à votre disposition des formulaires web vous permettant de communiquer avec certains services de l’OACIQ. Ces formulaires ni les courriels que vous transmettez à l’OACIQ n’étant pas sécurisés, nous vous recommandons de ne pas transmettre de renseignements personnels sensibles par leur intermédiaire. Lorsque vous utilisez ce formulaire, vous le faites volontairement.

7. AVERTISSEMENTS

Les informations, incluant les courriels et toute communication via Internet, les communications par réseau, téléphone ou tout autre moyen technologique, peuvent être interceptées illicitement par des tiers non autorisés.

Conformément à la réglementation, l’OACIQ met en place les mesures de protection adéquates. Cependant, l’OACIQ ne peut pas garantir une efficacité ou une sécurité absolue de ces mesures. Il demeure toujours possible qu’un pirate informatique réussisse à pénétrer sur les serveurs de l’OACIQ ou que se produise tout autre type d’atteinte à la confidentialité de vos renseignements personnels. Si un incident de confidentialité impliquant vos renseignements personnels se produit, l’OACIQ vous en avisera dans les cas prévus par la loi.

8. MISES À JOUR

L’OACIQ se réserve le droit de modifier cette Politique, en respectant les règles prévues à cet effet par la réglementation.

9. DROIT D'ACCÈS ET DE RECTIFICATION, PLAINTE RELATIVE AU TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Toute personne concernée par un renseignement personnel détenu par l’OACIQ a, sous réserve des restrictions prévues par la loi, le droit d’accéder à ces renseignements et le droit d’en requérir la rectification s’ils sont inexacts, incomplets ou équivoques, ou si leur cueillette, leur communication ou leur utilisation ne sont pas autorisées par la loi.

Toute personne concernée par un renseignement personnel peut aussi soumettre à l’OACIQ une plainte relative à la protection des renseignements personnels suivant la procédure prévue.

Pour soumettre une demande d’accès ou de rectification, une plainte relative à la protection des renseignements personnels ou pour toute question relative à la présente Politique, communiquez avec Me Caroline Simard, responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels à l'OACIQ :

10. PORTÉE

Cette politique ne s’applique plus dès que vous quittez les sites et plateformes de l’OACIQ pour accéder à un site tiers, incluant les sites accessibles par l’intermédiaire d’hyperliens affichés sur les sites et plateformes de l’OACIQ.

En fournissant à l’OACIQ vos renseignements personnels, vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à la présente Politique incluant la communication à des tiers.

11. DISPOSITION FINALE

L’OACIQ se réserve le droit de modifier la présente politique, en respectant les règles prévues à cet effet par la réglementation. Elle doit être révisée au besoin ou minimalement tous les trois ans.

Dernière mise à jour : 20 septembre 2023
Numéro de référence : 200461