Conséquences pour une agence de ne pas respecter ses obligations

En tant que dirigeant d’agence, vous devez vous assurer que votre agence remplit certaines obligations réglementaires afin de maintenir son dossier à jour.

Parmi ces obligations se trouvent les suivantes :

• Tous les ans, l’agence doit procéder à la mise à jour obligatoire de ses renseignements. Rappelons que si des changements ont lieu en cours d’année, vous devez en informer l’OACIQ sans délai;
• Tous les ans, l’agence doit acquitter les droits exigibles de son permis;
• En tant que dirigeant d’agence et en vertu de votre rôle de supervision, vous devez également vous assurer que vous et les courtiers de l’agence procédez à la mise à jour de vos renseignements personnels et au paiement des droits exigibles, chaque année. Afin d’effectuer les suivis nécessaires, vous pourrez vous référer à l’outil Suivi de mes courtiers dans Mon dossier sur synbad.com. L’information est mise à jour quotidiennement;
• De plus, n'oubliez pas de voir au renouvellement de votre propre permis de courtier immobilier. En effet, vous devez mettre à jour vos renseignements et payer les droits exigibles annuels via le Guichet en ligne;
• Puis, tous les deux ans, vous et les courtiers de votre agence devrez terminer le Programme de formation continue obligatoire (PFCO).

Pour plus de détails, consultez l’article sur les conséquences pour un courtier de ne pas respecter ses obligations.

Dates à retenir 

• La période annuelle de renouvellement de permis débute chaque année au printemps et se termine le 30 avril. 
  
  Le cycle actuel du PFCO est du 1^er mai 2023 au 30 avril 2025.
  
  Bon à savoir : Un Guichet en ligne est accessible durant la période de renouvellement de permis. Il s’agit du moyen le plus simple pour faire la mise à jour des renseignements de l’agence et acquitter les droits exigibles.

Si l’agence ne respecte pas ces obligations, soit :

• mettre à jour ses renseignements, son permis et celui des courtiers de l’agence seront suspendus après le 30 avril;
• payer les droits exigibles annuels, son permis sera révoqué et les permis de tous les courtiers de l’agence seront suspendus, rétroactivement au 1^er mai.

Si le permis de l’agence est suspendu ou révoqué, l’agence devra :

• cesser toute activité de courtage sans délai (une activité de courtage sans permis constitue de l’exercice illégal);
• retirer toute publicité;
• aviser sans délai et par écrit les parties ayant des contrats de courtage en cours que l’agence, vous ou les courtiers agissant en son nom, n’êtes plus autorisés à les représenter. À cet effet, nous vous invitons à consulter l’article Avis – changement d'agence ou de statut, afin de choisir l’avis correspondant à votre situation (avis N si l’agence était en co-inscription ou avis H dans le cas contraire, ce dernier conduisant à la résiliation automatique des contrats de courtage en raison de la cessation des activités de l’agence dont le permis est suspendu ou révoqué).

Pour revenir à la pratique, vous devrez :

Si le permis de l’agence est révoqué :

1) Nous transmettre une Demande de délivrance de permis d’agence, en incluant :

• les formulaires complémentaires et autres documents énumérés à la section V – Déclarations de la demande de délivrance, si vous avez des réponses positives (Formulaire à remplir en cas de déclaration de culpabilité • Infraction pénale et acte criminel et Formulaire à remplir en cas de déclaration de culpabilité • Infraction déontologique et Formulaire à remplir en cas de faillite);
• le paiement requis pour une délivrance de permis d’agence;
• le paiement de 105,00 $ pour lever la suspension de chacun des permis des courtiers de votre agence.
• le formulaire Demande de levée de suspension de permis • Courtier immobilier • Agence immobilière • Personne physique, dont la section Déclarations aura été remplie par tous les courtiers. Cette section sert à attester que les avis pour tous les contrats en cours ont bien été transmis aux clients. Elle sert également à déclarer que les courtiers de l’agence et vous n’avez effectué aucune opération de courtage durant la période de suspension. Dans le cas contraire, le syndic en sera informé et pourra prendre toutes les mesures qu’il jugera appropriées. Finalement, vous devrez attendre la confirmation du Service de la certification, qui arrivera quelques semaines après l’envoi du formulaire dûment rempli, pour pouvoir reprendre vos activités. 

Notez que vous devrez aussi remplir la section s’adressant aux titulaires de permis révoqués, qui se trouve dans le formulaire de demande de délivrance. Pour les courtiers au sein de votre agence, il s’agit plutôt de la section Déclarations dans le formulaire de levée de suspension. Ces sections servent à attester que les avis pour tous les contrats en cours ont bien été transmis aux clients et à déclarer si les courtiers de l’agence et vous avez effectué une ou des opérations de courtage durant la période de révocation. Le cas échéant, le syndic en sera informé et pourra prendre toutes les mesures qu’il jugera appropriées.

2) Au terme de l’analyse effectuée par le Service de la certification, vous serez contacté par le Service de l’inspection. Vous devrez élaborer par écrit un programme de conformité s’il n’y en a pas déjà un en place au sein de l’agence ou encore apporter des ajustements à celui existant, tout en prenant un engagement à le respecter. Dans les deux cas, le programme devra répondre aux exigences de l’OACIQ. Pour plus de détails concernant les étapes pour obtenir la délivrance d’un permis d’agence, consultez cet article.

3) Attendre la confirmation du Service de la certification quelques semaines après l’exécution des étapes ci-dessus mentionnées. Des vérifications seront aussi effectuées pour valider la conformité du dossier de l’agence. Elle pourra ensuite reprendre ses activités.

Si le permis de l’agence est suspendu :

• Mettre à jour les renseignements de l’agence;
• Remplir le formulaire Demande de levée de suspensions de permis d’agence et nous le faire parvenir avec le paiement des frais de 400,00 $;
• Procéder au paiement de 105,00 $ pour lever la suspension de chacun des permis des courtiers de l’agence;
• Remplir, faire remplir par tous les courtiers de l’agence, puis transmettre au Service de la certification, la section Déclarations se trouvant dans le formulaire Demande de levée de suspension de permis • Courtier immobilier • Agence immobilière • Personne physique. Cette section sert à attester que les avis pour tous les contrats en cours ont bien été transmis aux clients et à déclarer que les courtiers de l’agence et vous n’avez effectué aucune opération de courtage durant la période de suspension. Dans le cas contraire, le syndic en sera informé et pourra prendre toutes les mesures qu’il jugera appropriées.
• Attendre la confirmation du Service de la certification quelques semaines après l’envoi du formulaire dûment rempli pour pouvoir reprendre vos activités.