4. Formation, coaching et mentorat
Le dirigeant d’agence et le courtier agissant à son compte doivent fournir la formation, le coaching et le mentorat nécessaires aux titulaires de permis qui représentent l’agence, aux employés et aux personnes autorisées à agir au sein de l’établissement afin de favoriser une bonne connaissance de la règlementation. Ils doivent évaluer régulièrement leur compréhension de la règlementation en vigueur et donner de la rétroaction.
Aussi, la formation, le coaching et le mentorat doivent être orientés de façon à répondre aux besoins particuliers de chaque courtier et de chaque employé de même qu’à assurer que les courtiers exercent dans les limites de leurs connaissances, de leurs compétences et de leur permis et à ce que les employés ne posent pas d’actes réservés aux titulaires de permis.
Un programme d’accueil doit être mis en place pour les nouveaux courtiers et une « trousse de départ » mise à leur disposition.
Une supervision soutenue doit être effectuée, par exemple, lorsqu’un titulaire de permis n’a pas beaucoup d’expérience dans le domaine dans lequel il œuvre. Des mesures particulières doivent être mises en place pour tous les courtiers ayant peu d’expérience et ceux ayant joint l’agence depuis moins d’un an afin qu’ils bénéficient d’une supervision accrue.
En outre, le programme de formation interne de l’agence doit notamment prévoir un mécanisme d’information en continu, d’explications et de précisions, notamment des changements règlementaires, des avis de l’OACIQ et des avis disciplinaires pertinents. À cette fin, le dirigeant d’agence doit offrir des plages horaires régulières et fréquentes afin d’être disponible pour rencontrer individuellement les courtiers et tenir des réunions de groupe.
Les formations recommandées ou offertes par l’agence ou le courtier agissant à son compte peuvent également servir à sensibiliser les courtiers et les employés sur des sujets particuliers, par exemple :
- Les conflits d’intérêts;
- La fraude et le blanchiment d’argent;
- La cybersécurité;
- Des problématiques particulières ou des enjeux régionaux;
- Etc.
Il est à noter que certaines formations offertes par l’OACIQ sont également disponibles pour le personnel administratif vers lesquelles le dirigeant d’agence peut l’orienter.
Le personnel et les personnes autorisées à agir au sein de l’établissement doivent être bien formés afin de connaître la conduite appropriée et attendue surtout lorsque les tâches exécutées répondent à des obligations règlementaires. Leur compréhension de la règlementation doit être évaluée régulièrement.
Le format de la formation et du coaching doivent être adaptés en fonction de la taille de l’établissement, de l’expérience des courtiers et des risques auxquels ces derniers sont confrontés.
Bon à savoir!
Afin de veiller à la réussite des courtiers, et pour les conseiller efficacement dans leurs activités de courtage, le dirigeant d’agence doit notamment veiller à la discipline des titulaires de permis et s’assure que ceux-ci agissent conformément à la loi.
Au besoin, intervenir auprès des courtiers et assurer un suivi sont aussi des aspects importants du travail du dirigeant. Pour toutes ces exigences professionnelles, le Programme de formation continue obligatoire (PFCO) constitue un allié de taille. Le dirigeant d’agence y trouvera des outils pour accompagner chacun des courtiers dans son choix de formations, en fonction de son parcours et de ses besoins professionnels. En supervisant leurs progrès dans leur formation continue, le dirigeant d’agence contribue à leur succès et jouera pleinement son rôle.
Les formations conçues en agence peuvent être accréditées par l’OACIQ si elles répondent aux critères d’admissibilité. Renseignez-vous ici.
De plus, l’OACIQ peut offrir des sessions de formation dans les agences. Communiquez avec le Service de la formation pour plus de détails.
La protection du public passe assurément par le fait d’avoir des dirigeants d’agence compétents et informés. Le courtier bien conseillé et encadré est moins susceptible de commettre des erreurs lors de son parcours professionnel.
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