Vivement les vacances! - Comment planifier son remplacement

Lorsqu’un courtier prévoit s’absenter pour des vacances ou pour d’autres motifs, il désire déléguer ses opérations à un autre courtier en qui il peut avoir confiance. Il veut aussi s’assurer de le faire de façon légale et sécuritaire pour tous. La période estivale amène beaucoup de questions à ce sujet et plusieurs obligations sont à considérer. Voici donc quelques recommandations de bonne pratique avant de partir.

Le présent texte cible plus particulièrement les agences indépendantes ou sous-franchisées et les courtiers agissant à leur compte. Dans ce cas, il n’y a d’autre choix que de nommer un remplaçant pour veiller à l’exécution des transactions. Ce dernier sera nécessairement à l’emploi d’une autre agence ou sera un autre courtier agissant à son compte (exemple : le dirigeant de l’agence « Les Immeubles Rive Nord RV Inc. » doit s’absenter et demande à un courtier de son agence franchiseuse « Les Immeubles Rive Nord Inc. » de le remplacer pendant son absence).

Le remplacement de courtiers qui sont à l’emploi d’une même agence est moins problématique, mais il doit toutefois être encadré par le dirigeant qui désignera un courtier remplaçant et, s’il y a lieu, conseillera de rédiger une entente écrite de remplacement et de partage de rétribution. Certains des commentaires qui suivent peuvent également s’appliquer à la gestion des remplacements de courtiers d’un même bureau (exemple : avis aux clients en cas d’absence).

Vos obligations

DISPONIBILITÉ

Selon l’article 77 du Règlement sur les conditions d’exercice d’une opération de courtage, sur la déontologie des courtiers et sur la publicité, le courtier ou le dirigeant d’agence doit faire preuve d’une disponibilité raisonnable, sinon désigner un autre courtier pour le remplacer. Il doit également prendre les mesures nécessaires pour que toutes les communications qui lui sont adressées soient traitées en son absence et que le suivi des dossiers soit effectué.

PRÉSENTATION DE PROMESSE D'ACHAT

En vertu de l’article 102 du Règlement sur les conditions d’exercice d’une opération de courtage, sur la déontologie des courtiers et sur la publicité ainsi que selon les contrats de courtage obligatoires (pour les immeubles résidentiels de moins de 5 logements, pour la copropriété par indivision et pour la copropriété divise), l’agence ou le courtier s’engage à présenter au vendeur toute promesse écrite visant l’achat, la location ou l’échange, et ce, dans les meilleurs délais. Cette obligation peut évidemment être en péril en cas d’absence prolongée, d’où la nécessité de se faire remplacer.

VISITES

La clause 8.8 des contrats de courtage mentionnés dans le paragraphe précédent prévoit que le vendeur accorde en exclusivité à l’agence ou au courtier le droit de faire visiter l’immeuble à toute heure raisonnable, tout rendez-vous devant être fixé directement avec l’occupant. Toutefois, l’agence ou le courtier peut permettre à d’autres agences ou courtiers d’exercer en tout ou en partie ce droit. Cette possibilité de transférer le droit de visite à une autre agence ne peut cependant être interprétée comme pouvant permettre à un courtier à l’emploi de cette autre agence d’effectuer des opérations de courtage au nom du courtier remplacé.

UN SEUL EMPLOYEUR

Il est également essentiel de se rappeler qu’en vertu de l’article 11 de la Loi sur le courtage immobilier, un courtier qui agit pour une agence ne peut, en même temps, agir pour une autre agence ou travailler à son propre compte. Un courtier ne peut donc effectuer d’opérations de courtage au nom d’un courtier qu’il remplace.

RÉTRIBUTION AU COURTIER IMMOBILIER

Le courtier qui agit pour une agence doit, lorsqu’il reçoit une rétribution dans le cadre d’une transaction, verser celle-ci sans délai à l’agence pour laquelle il exerce ses activités, ce qui signifie que c’est cette dernière qui émettra un chèque à son nom. Le courtier agissant pour une agence ne peut donc pas percevoir directement une rétribution.

Recommandations de bonnes pratiques

1. À LA SIGNATURE D'UN CONTRAT DE COURTAGE

Il est nécessaire de bien expliquer au vendeur qu’il est possible que vous vous absentiez pour plusieurs jours pendant la durée du contrat de courtage (précisez, par exemple, si c’est pour des motifs de vacances ou autres) et que vous avez une procédure interne pour désigner un courtier à l’intérieur de votre agence ou, si vous travaillez à votre propre compte, un courtier qui est à l’emploi d’une agence pour vous remplacer. Vous devez insister sur le fait que vous ne désignez que des personnes fiables qui sauront bien le conseiller en cas de besoin. Le vendeur ne pourra qu’apprécier votre organisation, votre prévoyance et votre professionnalisme.

2. EN CAS D'ABSENCE

Service de messagerie
Il est recommandé de prévoir un service de messagerie téléphonique qui renverra vos clients au courtier remplaçant. Il pourrait être également prévoyant d’effectuer un retour de courriel automatique mentionnant votre absence ainsi que les coordonnées de votre remplaçant. Si l’adresse de votre établissement est différente de celle de votre remplaçant, vous pourriez donner accès à votre local ou boîte postale à ce dernier ou à toute autre personne de confiance, afin qu’ils puissent prendre connaissance de votre courrier professionnel. S’il y a lieu, faire également le nécessaire afin que vos Immocontact et toutes autres communications immobilières soient redirigées à votre remplaçant.

Contrats de courtage en vigueur
Vous devez dans un premier temps communiquer avec les vendeurs afin de les aviser verbalement de la durée de votre absence ainsi que du nom et des coordonnées du courtier (et de son agence, le cas échéant) qui se chargera de vous remplacer. Dans un deuxième temps, vous devez confirmer le tout par écrit à vos clients. Faites de même avec vos clients acheteurs qui ont des transactions en cours ou pour lesquelles vous avez débuté des recherches.

Profitez de cette occasion pour discuter et prévoir, avant de partir, toutes modifications éventuelles aux contrats de courtage, notamment celles relatives au prix de vente de l’immeuble, à la rétribution ou à la prolongation desdits contrats de courtage. Afin de sécuriser le droit à la rétribution du courtier remplaçant, il est suggéré de signer une entente de remplacement et de rétribution avec ce dernier. Cette entente doit identifier les opérations de courtage potentielles à être effectuées par le remplaçant (toujours au nom de l’agence du courtier qui vous remplace). Cette entente évitera tout litige éventuel. Elle vise principalement à régler à l’avance les partages de rétributions dans les situations suivantes :

• contrat de courtage signé par le courtier remplaçant avec un des clients pris en charge en l’absence du courtier remplacé;
• promesse d’achat présentée par le courtier remplaçant sur l’inscription du courtier remplacé;
• promesse d’achat présentée par le courtier remplaçant avec un client du courtier remplacé sur l’inscription d’un tiers courtier immobilier;
• travail effectué dans les dossiers des acheteurs du courtier remplacé depuis son départ.

Il est important de réitérer que le courtier remplaçant demeure à l’emploi de son agence et qu’il ne peut effectuer d’opérations de courtage au nom du courtier remplacé et de son agence, le cas échéant. Enfreindre cette règle pourrait entraîner une responsabilité civile et disciplinaire, et créer des problèmes d’application de l’assurance responsabilité professionnelle.

Quelques exemples illustrant ce principe

• le courtier remplaçant qui donne des informations sur une des inscriptions du courtier remplacé, le fait au nom de son agence;
• si un des visiteurs est intéressé à faire une promesse d’achat, le courtier remplaçant peut la rédiger et la présenter, mais ce dernier agira à titre de représentant pour son agence et la promesse d’achat identifiera clairement les noms du courtier remplaçant et de l’agence de ce dernier;
• dans le cas de négociations de transactions déjà en cours, le courtier remplaçant peut conseiller le client-vendeur du courtier absent, mais toujours au nom de son agence;
• le courtier remplaçant pourrait effectuer des modifications aux contrats de courtage existants au nom du courtier du vendeur absent, par exemple modifier le prix de vente de l’immeuble ou le montant de la rétribution. Ces modifications devraient toutefois être faites en vertu de l’entente convenue avec le courtier remplacé avant son départ. Ce n’est pas au client de vérifier ce qui a été convenu entre les courtiers. Le client doit se fier au fait que son courtier a pris un courtier de confiance pour le remplacer.

Signature d’un contrat de courtage en l’absence du courtier remplacé

Dans ce cas, la pratique la plus sécuritaire pour toutes les parties est de rédiger le contrat de courtage au nom de l’agence du courtier remplaçant seulement, en mentionnant à la clause 11 que le nom de l’agence du courtier remplacé (ou du courtier à son compte, le cas échéant) sera ajouté en co-inscription dès son retour, conditionnellement à son acceptation d’être partie au contrat. Au retour du courtier, son nom, ainsi que le nom de son agence, le cas échéant, seront ajoutés à l’aide d’un formulaire de modifications.

Autres considérations

Le courtier qui s’absente devra prendre bien soin de remettre au courtier remplaçant tous ses dossiers de contrats de courtage et de transactions en cours. Il devra également lui fournir une liste de ses clients potentiels. Pour sa part le courtier remplaçant devra prendre connaissance de tous les dossiers afin d’être en mesure de bien respecter ses obligations déontologiques. Enfin, ces recommandations de bonne pratique sont faites dans le but d’éviter aux agences et à leurs courtiers des situations conflictuelles concernant notamment le partage de rétributions et la responsabilité de chacun. Nous vous invitons donc à la prudence et, avant tout, à la transparence avec votre clientèle.

Bonnes vacances!