Sujets d'intérêt pour les DA

Comment gérer les absences des courtiers?

Obligations du courtier qui s’absente envers ses clients

Il est tout à fait normal qu’un courtier s’absente pour des vacances ou pour des raisons personnelles. Il doit toutefois alors désigner un autre courtier pour le remplacer.

En vertu de l’article 77 du Règlement sur les conditions d’exercice d’une opération de courtage, sur la déontologie des courtiers et sur la publicité, le courtier doit faire preuve d’une disponibilité raisonnable. À défaut, il doit désigner un autre courtier pour le remplacer et prendre les mesures nécessaires pour que toutes les communications qui lui sont adressées soient traitées en son absence et que le suivi des dossiers soit fait. En son absence, le service au client doit être offert de façon raisonnablement continue peu importe la durée de son absence. Il doit donc désigner un remplaçant. En cas de litige, la disponibilité du courtier sera jugée au cas par cas par le comité de discipline de l’OACIQ.

Le courtier remplaçant doit avoir les compétences ainsi que l’autorisation d’exercer les activités de courtage (résidentiel, commercial) qu’on lui demande de faire.

Par exemple, un courtier immobilier de plein exercice ayant des inscriptions en vigueur en matière résidentielle et commerciale ne pourra pas se faire remplacer par un courtier restreint en courtage commercial, puisque le permis de courtage de ce dernier ne lui donne pas le droit de veiller aux obligations du courtier absent pour ses clients en matière résidentielle.

Courtier représentant une agence

Pour un courtier représentant une agence, la meilleure pratique consiste à se faire remplacer par un courtier de sa propre agence.

Sinon, il devrait obtenir l’autorisation de son dirigeant d’agence de se faire remplacer par un courtier agissant à son compte ou exerçant pour une autre agence.

Rappelons qu’un courtier exerçant au sein d’une agence ne peut légalement employer un autre courtier pour effectuer des opérations de courtage. En effet, seule une agence peut employer ou autoriser à agir pour elle une personne physique titulaire d’un permis de courtier. Permettre à un courtier d’embaucher un autre courtier serait l’équivalent de lui confier le rôle d’agence immobilière.

Courtier à son compte ou dirigeant d’agence qui exerce seul

Le courtier agissant à son compte, ou le dirigeant d’agence qui n’a pas de courtier travaillant avec lui, doit se faire remplacer par un courtier à son compte ou d’une autre agence.

Préparer son absence

Avis aux clients du courtier

• Dans un premier temps, le courtier doit communiquer avec les vendeurs afin de les aviser verbalement de la durée de son absence, ainsi que du nom et des coordonnées du courtier (et de son agence, le cas échéant) qui se chargera de le remplacer.
• Dans un deuxième temps, le courtier doit confirmer le tout par écrit (si la longueur de l’absence le justifie) à ses clients.
• Le courtier qui s’absente devrait aussi en informer son agence et ses collègues de travail.
• Le courtier qui s’absente devra remettre au courtier remplaçant les informations nécessaires pour que ce dernier le remplace adéquatement.

Lorsque le remplaçant agit pour une autre agence

Le courtier remplaçant demeure à l’emploi de son agence. Il ne peut effectuer d’opérations de courtage au nom du courtier remplacé et de son agence.

De plus, le courtier remplaçant ne peut percevoir de rétribution directement du courtier qu’il remplace.

L’agence du courtier remplacé devra verser toute rétribution due au courtier remplaçant à celui-ci s’il est à son compte ou à son agence, qui par la suite se chargera de verser celle-ci au courtier remplaçant.

Il en  va de  même  pour un  sous-franchisé.  Le courtier à l’emploi d’un sous-franchisé et qui agit comme remplaçant d’un courtier travaillant pour le franchisé, ne devra pas laisser croire qu’il est autorisé à agir pour le compte du franchisé.  Il est important de préciser qu’une agence sous-franchisée est une entité légale distincte du franchisé; il s’agit donc de deux agences différentes.

Quelques exemples illustrant que le remplaçant demeure à l’emploi de son agence :

• Le courtier remplaçant qui donne des informations sur une des inscriptions du courtier remplacé, le fait au nom de son agence;
• Si un des visiteurs est intéressé à faire une promesse d’achat, le courtier remplaçant peut la rédiger et la présenter, mais ce dernier agira à titre de représentant pour son agence immobilière et la promesse d’achat identifiera clairement le nom du courtier remplaçant et celui de l’agence de ce dernier;
• Dans le cas de négociations de transactions déjà en cours, le courtier remplaçant peut conseiller le client-vendeur du courtier absent, mais toujours au nom de son agence immobilière.

Exemples d'applications concrètes

Signature d’un contrat de courtage en l’absence du courtier remplacé :

Dans ce cas, la pratique la plus sécuritaire pour toutes les parties est de rédiger le contrat de courtage au nom de l’agence du courtier remplaçant seulement, en mentionnant à la clause 11 que le nom de l’agence du courtier remplacé (ou du courtier à son compte, le cas échéant) sera ajouté en co-inscription dès son retour, conditionnellement à son acceptation d’être partie au contrat. Au retour du courtier, son nom, ainsi que le nom de son agence, le cas échéant, seront ajoutés à l’aide d’un formulaire Modifications.

Il pourrait aussi y avoir une autre situation où le courtier remplacé voudrait, suivant son entente de remplacement et de rétribution avant son départ, que le courtier remplaçant procède à la signature du contrat de courtage en son absence, mais que le courtier remplacé redevienne seul inscripteur à son retour (les modalités de dédommagement du courtier remplaçant pourraient être prévues à cet égard dans l’entente entre courtiers). Dans ce cas, la transparence est de mise et le vendeur devrait être mis au courant. Un ajout devrait être fait à la clause 11 mentionnant que seul le courtier remplacé sera inscripteur à son retour. Une précision dans le formulaire Modifications devrait être apportée ensuite pour ce faire, et ce, au retour du courtier remplacé.

Bref, tout dépend de l’entente de remplacement et de rétribution avant le départ du courtier. Cette entente se doit d’être claire pour éviter tout malentendu, tant entre courtiers que de la part du client.

Signature d’une MO en l’absence du courtier remplacé

• Le courtier remplaçant pourra avoir à effectuer des modifications aux contrats de courtage existants au nom du courtier absent, modifier par exemple le prix de vente de l’immeuble ou le montant de la rétribution. Le consentement du client sera alors toujours requis.
• Ces modifications devraient toutefois être faites en vertu de l’entente convenue avec le courtier remplacé avant son départ. Ce n’est pas au client de vérifier ce qui a été convenu entre les courtiers. Le client doit s’attendre à ce que son courtier ait choisi un courtier de confiance pour le remplacer.
• Dans le cas où un courtier se fait remplacer par un courtier d’une autre agence, le courtier remplaçant devra avoir été autorisé à modifier le contrat par l’entente de remplacement que le dirigeant d’agence aura approuvée.