6. Vérifier l’identité et la capacité juridique de la partie représentée et de son représentant
La capacité de détecter, de prévenir et de décourager le blanchiment d’argent commence par identifier correctement la personne physique ou morale afin d’examiner et de signaler les activités financières douteuses.
La vérification d’identité des personnes physiques et la confirmation de l’existence des personnes morales sont des éléments fondamentaux du régime canadien de lutte contre le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes. Les titulaires de permis ont un rôle clé à cet égard puisqu’ils ont l’obligation d’effectuer ces vérifications autant en vertu de la Loi sur le courtage immobilier (LCI) que de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (LRPCFAT).
C’est aussi un aspect important de la relation entre les titulaires de permis et leurs clients. Elle aide en effet à bien les connaître ainsi qu’à comprendre et à évaluer tout risque pouvant être associé à leurs opérations ou activités. Le formulaire Vérification d’identité est d’ailleurs prévu à cette fin et mis à la disposition des titulaires de permis (spécimen pour consultation seulement; pour une version utilisable du formulaire, rendez-vous dans l'outil InstanetFormsMC).
1. Types de transaction immobilière pour lesquelles la vérification d'identité des parties est nécessaire
2. Personnes dont l'identité doit être vérifiée
2.1 Les représentants d'entités publiques
2.2 Les représentants d'institutions financières
2.3 Les conjoints
2.4 Déterminer les personnes politiquement vulnérables (PPV) et les dirigeants d'une organisation internationale (DOI)
3. Vérifier l'identité d'une personne physique
3.1 Le processus double
3.2 L'identification de la personne physique à distance
4. Vérifier l'identité d'une personne morale
4.1 Les bénéficiaires effectifs
5. Identifier la profession de la personne physique ou l'activité principale de la personne morale
6. Preuves à conserver après avoir vérifié l'identité de la partie
6.1 Fréquence de contrôle des renseignements obtenus dans le cadre de la vérification d'identité doit être effectué
7. Vérifier et s'assurer de la capacité juridique de la partie représentée
7.1 Le représentant de la personne morale
7.2 Le mandataire de la partie
7.3 Le tiers
7.4 Le liquidateur d'une succession
8. Comment remplir les sections d’identification dans les formulaires
1. Types de transaction immobilière pour lesquelles la vérification d’identité des parties est nécessaire
La vérification doit être faite par le titulaire de permis qui agit à titre d’intermédiaire pour la vente, l’achat, ainsi que la location d’un bien immobilier, que ce soit en matière résidentielle ou commerciale.
Malgré le fait que la LRPCFAT n’assujettisse les courtiers immobiliers à l’obligation de vérification que lorsqu’ils agissent dans le cadre de l’achat ou de la vente de biens immobiliers, la LCI ne fait pour sa part aucune distinction. Cette dernière rend l’obligation de vérification également applicable en matière de courtage locatif.
Ainsi, tous les titulaires de permis, résidentiel ou commercial, doivent procéder à la vérification d’identité des personnes physiques et la confirmation de l’existence des personnes morales.
2. Personnes dont l’identité doit être vérifiée
Le titulaire de permis doit vérifier l’identité de toute partie à une transaction, incluant le signataire d’un contrat de courtage ou d’une proposition de transaction, qu’elle intervienne en son nom personnel ou comme représentant d’une succession, d’une personne morale, d’une institution financière, etc.
Si une partie refuse de fournir les informations et documents d’identification requis pour les fins de cette vérification et confirmation, le titulaire de permis ne peut pas agir pour cette partie et doit se retirer de la transaction. Il n’est d’ailleurs pas possible d’indiquer aux clauses relatives à la vérification d’identité et de l’existence de la personne morale que la partie a refusé de collaborer à la cueillette des informations nécessaires.
Lorsque l’identité d’une partie a déjà été vérifiée, il n’est pas nécessaire de vérifier son identité de nouveau si elle est reconnue dans le cadre d'une activité subséquente qui nécessiterait habituellement de vérifier son identité.
Il n’y a pas de délai; il s’agit d’un critère de reconnaissance de la personne dont on vérifie l’identité. Par ailleurs, le courtier devra mentionner au dossier qu’il a déjà fait cette vérification.
Seules les parties déjà représentées par un autre titulaire de permis qui a effectué cette identification et vérification, n’ont pas à faire l’objet d’une autre vérification; c’est la seule exception1. Le titulaire de permis doit par ailleurs s’assurer que le courtier collaborateur sans contrat de courtage a effectué la vérification de l’identité de la partie non représentée. Dans l’éventualité où une partie n’est pas représentée, le titulaire de permis doit effectuer la vérification de cette autre partie non représentée en consignant par écrit les renseignements.
La LRPCFAT prévoit des exceptions en regard de l’obligation de vérification et de confirmation de l’existence d’une personne morale. C’est le cas lorsque la partie est un organisme public, une personne morale ou une fiducie dont l’actif est très important (ex. : une institution financière) ou une filiale d’une de ces entités. Malgré ces exceptions à la LRPCFAT, le législateur québécois exige tout de même que les titulaires de permis vérifient l’existence de toute partie à une transaction. Ainsi, en vertu de la LCI, il n’existe aucune exception, ni en courtage résidentiel, ni en courtage commercial. Puisqu’il s’agit de l’obligation la plus exigeante, c’est à la LCI que le titulaire de permis doit se conformer.
1 Article 29 du Règlement sur les conditions d’exercice d’une opération de courtage, sur la déontologie des courtiers et sur la publicité.
2.1 Les représentants d’entités publiques
La vérification d’identité conformément aux exigences de la LRPCFAT n’est pas requise à l’égard d’un ministère fédéral ou provincial, d’un organisme du gouvernement, d’une ville ou d’un hôpital public qui est désigné comme administration hospitalière par le ministre du Revenu national aux termes de la Loi sur la taxe d’accise, ou tout mandataire de celle-ci.
Il existe des cas particuliers où la vérification est néanmoins requise pour des organisations qui ont une fonction de nature publique, mais qui n’entrent pas dans la définition « d’organisme public » au sens où le CANAFE l’entend.
Le Curateur public du Québec constitue un bon exemple de cette situation. Par sa nature, le Curateur public n’est pas considéré comme un organisme public par le CANAFE.
Toutefois, considérant que lorsqu’un représentant du Curateur public agit à ce titre dans le cadre d’une transaction immobilière, il ne le fait pas à titre personnel, mais dans le cadre des fonctions que la Loi sur le curateur public lui confie. Ce représentant pourrait ne pas vouloir que l’on vérifie son identité à l’aide des pièces normalement requises (permis de conduire, passeport, etc.).
En pareil cas, le titulaire de permis doit néanmoins demander au représentant de s’identifier conformément aux exigences de CANAFE et demander une copie du jugement qui nomme le Curateur public ainsi qu’une preuve que l’individu agit pour ce dernier. Si le représentant refuse, il pourra lui être proposé de s’identifier à l’aide de sa carte d’employé du Curateur public. Une mention du refus de s’identifier à l’aide des pièces généralement acceptées devra alors être faite dans le dossier.
2.2 Les représentants d’institutions financières
À l’instar de la règle concernant les organismes publics, la réglementation appliquée par le CANAFE dispense de vérifier l’identité lorsque le client, partie à une transaction immobilière, est une société par actions qui a un actif net d’au moins 75 millions de dollars d’après son dernier bilan vérifié et dont les actions sont cotées en bourse.
Les grandes banques canadiennes entrent dans cette catégorie et le courtier immobilier n’a pas à confirmer leur existence ou à vérifier l’identité de leurs représentants. Cette dispense s’étend également à la personne désignée, tel un huissier, pour procéder à une vente sous contrôle de justice à la suite de l’exercice de son droit hypothécaire par une telle institution (reprise de finance).
Cependant, lorsque c’est une caisse populaire qui est partie à une transaction, son existence doit être confirmée et l’identité de ses représentants vérifiée, de même que leur capacité à lier la caisse. En effet, les caisses populaires sont des entités distinctes les unes des autres même si elles font partie du même regroupement (soit le Mouvement Desjardins). Elles n’ont souvent pas individuellement un actif net d’au moins 75 millions de dollars et n’entrent donc pas dans la catégorie des entreprises dont la confirmation d’existence n’a pas à être faite.
Par ailleurs, les syndics de faillite qui, dans le cadre du mandat que leur confie la Loi sur la faillite et l’insolvabilité, sont parties à une transaction immobilière doivent faire l’objet d’une vérification d’identité. Il n’existe aucune exception dispensant les courtiers de faire une vérification d’identité conformément aux exigences de CANAFE à leur égard.
2.3 Les conjoints
Lorsqu’un immeuble à vendre sert en tout ou en partie de résidence familiale (qu’une déclaration de résidence familiale soit publiée ou pas) le courtier immobilier doit vérifier l’identité du conjoint non propriétaire qui interviendra à la section Signatures du contrat de courtage ou de la promesse d’achat. À cet égard, puisque le conjoint n’apparaîtra pas à la section « 1. Identification » du formulaire, il est recommandé d’utiliser le formulaire Vérification d’identité. Le courtier doit conserver au dossier le document démontrant que la vérification d’identité du conjoint a été effectuée.
2.4 Déterminer les personnes politiquement vulnérables (PPV) et dirigeants d’une organisation internationale (DOI)
L'accès, l'influence et le contrôle dont disposent les personnes politiquement vulnérables (PPV) et les dirigeants d'une organisation internationale (DOI) peuvent les rendre vulnérables à la corruption et en faire des cibles potentielles pour des criminels qui pourraient exploiter le statut des PPV et des DOI et les utiliser, intentionnellement ou non, pour commettre des infractions de blanchiment d'argent ou de financement d'activités terroristes. Les membres de la famille des PPV et des DOI et les personnes qui leur sont étroitement associées sont également des cibles potentielles, car ils peuvent plus facilement éviter la détection.
Le CANAFE a donc édicté la « Directive sur les personnes politiquement vulnérables et les dirigeants d'une organisation internationale à l'intention des secteurs d'entités déclarantes dont les activités ne sont pas liées à des comptes » à laquelle les titulaires de permis doivent se référer pour obtenir tous les détails et se conformer afin de savoir comment agir lorsque les individus identifiés correspondent à des PPV et des DOI.
Cette directive comporte de nombreuses exigences que les titulaires de permis doivent respecter rigoureusement afin d’agir en toute conformité. Elle se résume comme suit : dans le cadre de leurs relations d'affaires, les titulaires de permis doivent prendre des mesures raisonnables pour déterminer si une personne est une PPV, DOI, un membre de la famille d'une PPV ou d'un DOI ou une personne étroitement associée à une PPV ou à un DOI.
Il en est de même lorsqu’ils reçoivent d’une personne une somme de 100 000 $ ou plus en espèces ou une somme en monnaie virtuelle équivalant à 100 000 $ ou plus.
Si le titulaire de permis :
- conclut que la personne est une PPV ou un DOI, un membre de la famille d'une PPV ou d'un DOI ou une personne étroitement associée à une PPV ou à un DOI;
- considère l’existence d’un risque élevé qu'une infraction de blanchiment d'argent ou de financement des activités terroristes soit commise en fonction des politiques et procédures du programme de conformité élaborées par l’agence immobilière ou le courtier à son compte pour l’évaluation des risques de perpétration d’infractions à la LRPCFAT (notamment s’il s’agit d’un étranger politiquement vulnérable « EPV » ou d’un national politiquement vulnérable « NPV » à risque élevé);
il doit dans les 30 jours :
- prendre des mesures raisonnables pour établir l'origine de la richesse de la personne (seulement lors d’une relation d’affaires);
- prendre des mesures accrues, y compris prendre des mesures supplémentaires pour vérifier son identité, assurer un contrôle accru et continu de la relation d'affaires et prendre toute autre mesure accrue pour atténuer les risques posés par la personne (seulement lors d’une relation d’affaires);
- prendre des mesures raisonnables pour établir l'origine des espèces ou de la monnaie virtuelle ayant servi à l'opération et l'origine de la richesse de la personne (seulement lors d’une opération en espèces ou monnaie virtuelle);
- veiller à ce qu'un membre de la haute direction examine l'opération (seulement lors d’une opération en espèces ou monnaie virtuelle).
Les mesures raisonnables attendues visant à recueillir les renseignements consistent à effectuer au moins une des activités suivantes :
- demander au client;
- effectuer une recherche dans des sources ouvertes;
- consulter les renseignements des bases de données commerciales.
Lorsqu’un titulaire de permis détermine qu'une personne est une PPV, un DOI, un membre de la famille d'une de ces personnes ou une personne qui leur est étroitement associée, il doit conserver un document contenant les renseignements suivants :
- le poste ou la charge et le nom de l'organisation ou de l'institution de la PPV ou du DOI;
- la date de la détermination;
- l'origine de la richesse de la personne, si elle est connue.
Les documents relatifs à la relation d'affaires avec une PPV et un DOI doivent être conservés pendant au moins cinq ans après leur création.
Si la haute direction (le cas échéant) examine une opération dans le cadre de laquelle le titulaire de permis a reçu 100 000 $ ou plus en espèces ou une somme en monnaie virtuelle équivalant à 100 000 $ ou plus, et qu’il a déterminé que la personne était une PPV ou un DOI, un document contenant les renseignements suivants doit être conservé :
- le poste ou la charge et le nom de l'organisation ou de l'institution de la PPV ou du DOI;
- la date de la détermination;
- l'origine des espèces de la monnaie virtuelle ayant servi à l'opération, si elle est connue;
- l'origine de la richesse de la personne, si elle est connue;
- le nom du membre de la haute direction qui a examiné l'opération;
- la date de l'examen.
Dans le cas de membres de la famille des PPV et des DOI et des personnes qui leur sont étroitement liées, il peut également être utile d'inclure le document décrivant la nature de la relation entre la personne et la PPV ou le DOI, le cas échéant.
Pour tous les détails, les titulaires de permis doivent consulter la « Directive sur les personnes politiquement vulnérables et les dirigeants d'une organisation internationale » de CANAFE.
3. Vérifier l’identité d’une personne physique
Conformément à la directive de CANAFE sur les « Méthodes pour vérifier l’identité de personnes et d’entités »2, la vérification d’identité de la personne physique peut se faire au moyen d’un document d’identité avec photo délivré par un gouvernement qui est authentique, valide et à jour, tel que le permis de conduire, la carte d’assurance maladie ou le passeport. Le titulaire ne peut pas exiger un document d’identité en particulier; il doit laisser le choix à la partie.
Le caractère authentique du document d’identité avec photo délivré par un gouvernement doit être vérifié par le titulaire de permis en examinant les caractéristiques du document original et ses éléments de sécurité en présence de la personne concernée de façon à avoir la certitude que le document est authentique tel qu’il a été délivré par l’autorité compétente (gouvernement fédéral, provincial ou territorial), qu’il est valide (non modifié ni contrefait) et à jour (non expiré).
Cette méthode de vérification identité (en personne – avec pièce valide avec photo délivrée par un gouvernement) devrait être privilégiée, car elle représente un risque moins élevé en comparaison avec les autres méthodes.
Par ailleurs, il est recommandé d’utiliser le formulaire Vérification d’identité afin de consigner par écrit les renseignements de la pièce d’identité. Il est également recommandé d’utiliser ce formulaire lorsque le titulaire de permis représente un acheteur avec lequel il n’est toutefois pas lié par un contrat de courtage.
Il est à noter qu'en raison de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, dans le cas où le courtier a été en mesure de rencontrer la personne, il ne peut pas conserver une copie de la pièce d’identité.
En matière de cueillette des renseignements personnels, le titulaire de permis doit appliquer la règle de la « nécessité », c’est-à-dire que seuls les renseignements réellement nécessaires (et non simplement utiles) peuvent être recueillis et conservés. Les renseignements personnels ne peuvent être utilisés après la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins d’une disposition expresse de la loi (art. 5, 12, 14 de la loi du secteur privé). De plus, lorsque le titulaire de permis conserve un renseignement personnel non exigé par la loi (sauf exception de la vérification à distance), il s’expose à un plus grand risque de vol, perte, fraude, etc. Enfin, le titulaire de permis ne doit pas conserver la copie de la pièce d’identité, et ce, même si le client y consent.
Dans l’éventualité où on fournit un document d’identité autre que ceux prévus au contrat ou sur le formulaire Vérification d’identité, le titulaire de permis doit cocher la case prévue à cet effet, puis identifier la pièce utilisée dans l’espace prévu en dessous. Les autres informations (numéro de la pièce, territoire de délivrance, expiration) devront aussi être indiquées.
Si la vérification d’identité s’effectue au moyen du permis de conduire émis au Québec, le numéro de la pièce à indiquer est le numéro du permis de conduire, à savoir celui qui débute par la première lettre du nom de famille du conducteur, suivie de 12 chiffres faisant notamment référence à la date de naissance de cette personne (ex. : A-XXXX-JJMMAA-XX).
Ce numéro est celui qui figure en haut du permis et qui est mis en évidence par la taille de ses caractères. Il ne doit pas être confondu avec le numéro composé d’une séquence de 9 caractères (chiffres et lettres) figurant au bas du permis. Bien qu’il soit désigné sous la mention « N° de référence » sur le permis, ce dernier numéro n’est pas un numéro officiel aux fins de la vérification d’identité.
3.1 Le processus double
La méthode à processus double consiste à effectuer la vérification d’identité en deux étapes en utilisant deux des trois catégories de renseignements du client à l’aide de deux documents officiels issus de sources fiables3 afin de confirmer que les renseignements concordent entre eux. Plus précisément, la méthode nécessite d’effectuer deux des actions suivantes :
- se référer aux renseignements provenant d’une source fiable qui comprennent le nom et l’adresse de la personne et confirmer que le nom et l’adresse sont ceux de la personne (ex. : facture de services publics comme Hydro-Québec);
- se référer aux renseignements provenant d’une source fiable qui comprennent le nom et la date de naissance de la personne et confirmer que le nom et la date de naissance sont ceux de la personne; ou
- se référer aux renseignements comportant le nom de la personne et confirmant qu’elle détient un compte de dépôt, un compte de produit de paiement prépayé ou une carte de crédit ou un autre compte de prêt auprès d’une entité financière, et confirmer ces renseignements.
Les renseignements doivent être valides et à jour et provenir de deux sources fiables différentes. On ne doit pas utiliser la même source pour les deux catégories de renseignements utilisées pour vérifier l’identité de la personne.
Pour plus de détails, les titulaires de permis sont invités à consulter la directive de CANAFE à cet égard4.
3.2 L’identification de la personne physique à distance
Conformément aux directives de CANAFE5, si la personne n’est pas présente physiquement, le titulaire de permis doit vérifier le caractère authentique d’un document d’identité avec photo délivré par un gouvernement en obtenant une version numérisée de ce dernier. Le fait de voir une personne munie de son document d’identité avec photo délivré par un gouvernement dans une séance de clavardage vidéo ou au moyen d’un autre type d’application virtuelle n’est pas suffisant en soi.
À partir de la version numérisée du document d’identité avec photo délivré par un gouvernement, le titulaire de permis doit déterminer si les caractéristiques du document correspondent aux caractéristiques que comporte habituellement ce type de document (dimension, texture et espacement des caractères, lettrage en relief, présentation, graphisme), à ses éléments de sécurité (hologrammes, code à barres, bande magnétique, filigrane, puce électronique intégrée) et à ses signes distinctifs (logos, symboles) afin d’avoir la certitude qu’il s’agit bien d’un document authentique.
La meilleure façon de vérifier si le nom et l’apparence de la personne qui a fourni le document d’identité correspondent au nom et à la photo de la personne figurant sur le document reçu est de tenir une séance de clavardage vidéo en direct avec la personne. Il est alors possible de comparer le nom et les caractéristiques vus sur les images vidéo avec le nom et la photo figurant sur le document d’identité authentique avec photo délivrée par un gouvernement.
Le CANAFE précise que les politiques et procédures du programme de conformité doivent préciser la marche à suivre pour vérifier (en personne ou non) le caractère authentique de documents d'identité avec photo délivrés par un gouvernement et pour confirmer que les documents sont valides et à jour. Elles doivent également décrire les étapes à suivre pour vérifier que le nom et la photo sont ceux de la personne. Les processus consistant à vérifier, d'une part, si le document d'identité avec photo délivré par un gouvernement est authentique, valide et à jour, et d'autre part, si le nom et la photo correspondent au nom et au visage de la personne, n'ont pas à être menés simultanément.
Dans le cas où la vérification est faite par un tiers, le titulaire de permis doit conclure une entente écrite avec une personne qui sera mandatée pour effectuer la vérification. Le titulaire de permis doit privilégier un mandataire faisant partie d’un ordre professionnel ou agissant dans le cadre d’une réglementation sur le courtage immobilier. Par ailleurs, il doit être particulièrement prudent si le mandataire a été suggéré par la personne à identifier.
Lorsqu’un tiers est mandaté, le courtier peut utiliser le formulaire Mandat de vérification d’identité et attestation du mandataire conçu par l’OACIQ.
4. Vérifier l'identité d'une personne morale et confirmer son existence
Autant l’identité de la personne physique que celle de la personne morale doivent être vérifiées, et ce, conformément à la LCI et la LRPCFAT. Cette exigence s’applique tant en matière de courtage résidentiel que commercial.
Dans sa directive « Méthodes pour vérifier l'identité de personnes et d'entités », le CANAFE indique que pour vérifier l’identité d’une personne morale et confirmer son existence, le titulaire de permis peut utiliser :
- un certificat de constitution de la personne morale;
- un document qu’elle est tenue de déposer annuellement aux termes de la législation provinciale régissant les valeurs mobilières; ou
- la version la plus récente de tout autre document qui en confirme l’existence et contient ses nom et adresse ainsi que le nom de ses administrateurs, comme un certificat attestant l’existence de la personne morale, le rapport annuel publié de la personne morale signé par un cabinet d’auditeurs, ou une lettre ou un avis de cotisation de la personne morale transmis par le gouvernement fédéral, un gouvernement provincial ou territorial, ou une administration municipale.
Le document auquel référer doit être authentique, valide et à jour.
La dénomination sociale et l’adresse d’une personne morale, ainsi que les noms de ses administrateurs peuvent être obtenus à partir d’une base de données provinciale ou fédérale telle que la base de données de Corporations Canada ou le registre des entreprises d’un service de recherche et d’enregistrement des personnes morales.
4.1 Les bénéficiaires effectifs
Les exigences relatives aux bénéficiaires effectifs en vertu de la LRPCFAT et des règlements connexes s'appliquent à toutes les entités déclarantes, incluant les titulaires de permis de courtage immobilier.
Un bénéficiaire effectif est une personne qui détient ou contrôle, directement ou indirectement, au moins 25 % d’une personne morale ou d’une entité autre qu’une personne morale. Les bénéficiaires effectifs ne peuvent pas être d’autres personnes morales, fiducies ou autres entités. Il doit s’agir des véritables personnes qui détiennent ou contrôlent l’entité.
La directive de CANAFE sur les « Exigences relatives aux bénéficiaires effectifs »6 indique que « la dissimulation de renseignements sur l'identité des bénéficiaires effectifs est une technique utilisée dans des stratagèmes de blanchiment d'argent et de financement des activités terroristes. L'identification des bénéficiaires effectifs permet de lever l'anonymat des personnes qui sont à l'origine des opérations et des activités dans le compte, ce qui constitue un élément clé du régime canadien de lutte contre le blanchiment d'argent et le financement des activités terroristes. La collecte de renseignements sur les bénéficiaires effectifs et la confirmation de leur exactitude constituent une étape importante pour atténuer le risque de blanchiment d'argent et de financement des activités terroristes et, ultimement, protéger l'intégrité du système financier du Canada. »
Ainsi, lorsqu’un titulaire de permis identifie et vérifier la capacité juridique d’une personne morale, fiducie ou entité, dans le cadre d’une vente ou d’un achat, ce dernier a l’obligation :
- d'obtenir des renseignements sur les bénéficiaires effectifs;
- de confirmer l’exactitude des renseignements sur les bénéficiaires effectifs.
Conformément à la directive de CANAFE sur les « Exigences relatives aux bénéficiaires effectifs »7, les titulaires de permis doivent obtenir les renseignements suivants à l’égard de la propriété (bénéficiaires effectifs), du contrôle et de la structure :
Pour une personne morale :
- le nom de tous ses administrateurs;
- les nom et adresse de toutes les personnes qui détiennent ou contrôlent, directement ou indirectement, au moins 25 % de ses actions;
- les renseignements permettant d’établir la propriété, le contrôle et la structure de la personne morale.
Pour une fiducie :
- les nom et adresse de tous ses bénéficiaires et ses constituants connus de même que de tous ses fiduciaires;
- les renseignements permettant d’établir la propriété, le contrôle et la structure de la fiducie.
Pour une fiducie à participation multiple ou cotée en bourse :
- le nom de tous ses fiduciaires;
- les nom et adresse de toutes les personnes qui détiennent ou contrôlent, directement ou indirectement, au moins 25 % de ses unités;
- les renseignements permettant d’établir la propriété, le contrôle et la structure de la fiducie.
Pour une entité autre qu’une personne ou une fiducie :
- les nom et adresse de toutes les personnes qui détiennent ou contrôlent, directement ou indirectement, au moins 25 % de l’entité;
- les renseignements permettant d’établir la propriété, le contrôle et la structure de l’entité.
Pour un organisme sans but lucratif :
On doit également conserver un document indiquant si l’entité est :
- un organisme de bienfaisance enregistré auprès de l’Agence du revenu du Canada conformément à la Loi de l’impôt sur le revenu;
- un organisme, autre que celui visé au premier point, qui sollicite des dons de bienfaisance du public.
Les titulaires de permis doivent consulter les directives de CANAFE pour plus de détails à cet égard ainsi que sur les mesures à prendre pour confirmer l’exactitude des renseignements lors de leur collecte initiale et dans le cadre des exigences en matière de contrôle continu pour les relations d’affaires. Les directives de CANAFE donnent aussi les indications à suivre lorsque les titulaires de permis ne sont pas en mesure d’obtenir les renseignements sur les bénéficiaires effectifs, de les tenir à jour dans le cadre du contrôle continu des relations d’affaires ou d’en confirmer l’exactitude, lors de leur collecte initiale, ou dans le cadre de leurs activités de contrôle continu. Le client pourrait être considéré à risque élevé et des mesures spéciales pourraient devoir être mises en place, y compris les mesures de contrôle continu accru.
Le CANAFE indique enfin que si le titulaire de permis détermine qu’aucune personne ne possède ou ne contrôle, directement ou indirectement, 25 % ou plus d’une personne morale, d’une fiducie à participation multiple ou cotée en bourse, ou d’une entité autre qu’une personne morale ou une fiducie, il doit conserver un document dans lequel sont consignés les mesures prises et les renseignements obtenus afin de parvenir à cette conclusion.
5. Identifier la profession de la personne physique ou l’activité principale de la personne morale
La vérification d’identité implique aussi l’identification de la profession de l’individu ou de la principale activité de l’entreprise dont on vérifie l’existence.
Les lignes directrices de CANAFE indiquent que les titulaires de permis doivent inscrire de nombreux détails lorsque l’entreprise ou la profession est décrite et exigent que la profession ou la nature d’opérations principales inscrites soit la plus précise possible.
Par exemple, dans le cas d’une personne qui est gestionnaire, le terme utilisé pour décrire l’occupation devrait préciser le domaine d’activité (gestionnaire des réservations dans un hôtel, ou gestionnaire dans une boutique de vêtements). Aussi, s’il s’agit d’un consultant, on doit pouvoir identifier le domaine comme « consultant en TI » ou « consultant en santé et sécurité ».
La connaissance de la profession du client est importante afin d’établir un bon indice du niveau probable des revenus de ce dernier. Ainsi, le titulaire de permis sera en mesure de déterminer si une opération ou une activité correspond à ce à quoi il devrait s’attendre du client. De plus, l’identification de la nature des opérations d’une entreprise permet de déterminer si la transaction est inhabituelle par rapport au profil de l’entreprise ou de l’individu.
Par exemple, un entraîneur de basketball de niveau universitaire, un entraîneur de la Ligue canadienne de football et un entraîneur de la Ligue nationale de hockey sont tous désignés comme « entraîneur/entraîneuse », mais ne sont pas interchangeables et comportent chacun plusieurs activités et catégories salariales différentes. Dans ce cas, il est important d’apporter la précision.
Exemples - Personnes physiques
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Identification pouvant être jugée insuffisante |
Identification pouvant être jugée suffisamment précise |
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Sans emploi |
« Étudiant » ou « chômage » |
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Retraité |
« Retraitée infirmière » |
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Ingénieur ou consultant ou médecin |
« Ingénieur forestier » ou « consultant en TI » ou « médecin de famille » |
Exemples - Personnes morales
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Identification pouvant être jugée insuffisante |
Identification pouvant être jugée suffisamment précise |
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Construction |
« Construction résidentielle – condo neuf » |
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Ventes |
« Ventes de vêtements de détails » ou « ventes de pharmaceutiques » |
Le manque de précision quant à l’identification de la profession ou de la principale activité d’une partie à la transaction peut entraîner des amendes pouvant s’élever jusqu’à 1 000 $ en vertu de la LRPCFAT. Des agences immobilières ont d’ailleurs fait l’objet de telles amendes imposées par le CANAFE.
6. Preuves à conserver après avoir vérifié l’identité de la partie
Le titulaire de permis doit noter au dossier les renseignements concernant l’identité de toutes les parties.
Aussi, le titulaire de permis se doit de conserver toutes les preuves ayant permis d’effectuer la vérification d’identité lorsqu’il n’a pas été en mesure de rencontrer en personne la partie à identifier. Dans ces cas particuliers, le Règlement sur les conditions d’exercice d’une opération de courtage, sur la déontologie des courtiers et sur la publicité (RCE) permet aux titulaires de permis de conserver les documents ayant servi à la vérification de l’identité, sans craindre de violer la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Si des documents papier ou une version électronique d’un document sont consultés, ils doivent être conservés ou sa copie doit l’être.
Si la version électronique d’un document issu d’une base de données accessible au public est consultée, un document comportant le numéro d’enregistrement de la personne morale ou de l’entité autre qu’une personne morale, le type de document consulté et la provenance de la version électronique du document doivent être conservés.
6.1 Fréquence à laquelle le contrôle des renseignements obtenus dans le cadre de la vérification d’identité doit être effectué
Conformément à la LRPCFAT, à partir du moment où un titulaire de permis est tenu de vérifier l’identité du client pour la première fois, il établit avec lui une « relation d’affaires ». De ce fait, il doit procéder périodiquement à un « contrôle continu » de cette relation d’affaires, en fonction de l’ « évaluation des risques » réalisée conformément au « programme de conformité » mis en place par l’agence.
Le « contrôle continu » s’entend du processus de surveillance périodique de tous les renseignements obtenus au sujet des clients avec lesquels une relation d’affaires est entretenue. Le but du « contrôle continu » est de :
- déceler les opérations douteuses déclarées à CANAFE;
- tenir à jour les renseignements relatifs à l’identité des clients, aux bénéficiaires effectifs et à l’objet et à la nature projetée de la relation d’affaires;
- réévaluer le niveau de risque associé aux clients en fonction de leurs opérations et activités;
- déterminer si les opérations ou les activités concordent avec les renseignements obtenus et l’évaluation des risques réalisée à l’égard du client.
Si un client présente un « risque élevé » d’utiliser le titulaire de permis pour faciliter le blanchiment d’argent, des « mesures accrues » doivent être prises à son égard et un « contrôle continu accru » doit être effectué. Cela signifie que des mesures supplémentaires aux mesures obligatoires doivent être prises, selon la fréquence appropriée au niveau de risque du client, pour atténuer ce risque.
La directive de CANAFE « Exigences en matière de contrôle continu »8 donne plus de détails ainsi que des exemples pertinents. Les titulaires de permis doivent la consulter afin de s’assurer de leur conformité.
7. Vérifier et s’assurer de la capacité juridique de la partie représentée ou de son représentant
En vertu de l’article 30 du Règlement sur les conditions d'exercice d'une opération de courtage, sur la déontologie des courtiers et sur la publicité, le titulaire de permis doit vérifier et s’assurer de la capacité juridique de la partie qu’il représente ou de son représentant pour effectuer la transaction envisagée ainsi que de celle des autres parties à la transaction, si ces dernières ne sont pas représentées par un titulaire d’un permis9.
Il s’agit d’une exigence réglementaire qui existe autant en matière résidentielle que commerciale.
7.1 Le représentant de la personne morale
La vérification de la capacité juridique du représentant de la personne morale que le titulaire de permis représente doit se faire en utilisant le Registraire des entreprises du Québec, lorsque disponible. Le titulaire de permis doit de plus obtenir une copie de la résolution signée de la personne morale autorisant le représentant de cette dernière d’agir en son nom. L’identité de ce dernier doit aussi être vérifiée afin de s’assurer qu’il correspond à la personne autorisée d’agir en vertu de la résolution. Le dossier doit contenir une copie de l’état des renseignements publié au registre des entreprises ainsi qu’une copie de la résolution.
Le législateur québécois n’a pas prévu d’exception que ce soit en matière résidentielle ou commerciale. Dans les deux cas, la vérification de l’identité et de la capacité juridique de la partie représentée ou de son représentant doit être effectuée par le courtier immobilier.
7.2 Le mandataire de la partie
Lorsqu’une partie (vendeur ou acheteur) donne une procuration à un mandataire afin de transiger en son nom, le titulaire de permis doit vérifier les actes qui peuvent être posés conformément à cette procuration et conserver une copie de cette dernière à son dossier. Sans procuration écrite et signée par les parties, le tiers ne peut pas agir pour le compte de la partie.
De plus, l’identité du client (mandant) et du mandataire devront également être vérifiées. Le titulaire de permis doit être prudent lorsqu’une transaction implique un mandataire, surtout si ce mandataire semble n’avoir aucun lien avec la partie. Les transactions avec des mandataires sont plus à risque de blanchiment d’argent. Les titulaires de permis doivent agir en conséquence.
Il est important de noter qu’une procuration ne peut être utilisée pour représenter une personne déclarée inapte. Seul un mandat de protection homologué peut être alors utilisé.
Les régimes de protection
Lorsqu’une partie est sous un régime de protection, le titulaire de permis doit suivre les instructions du représentant légal autorisé. Pour ce faire, le titulaire de permis doit d’abord s’assurer que le représentant agit en vertu d’un mandat de protection homologué. En cas de doute, le titulaire de permis doit s’informer auprès de son dirigeant d’agence ou consulter un conseiller juridique.
Si le mandat de protection a été homologué, le titulaire de permis doit en obtenir une copie afin de déterminer qui a le pouvoir de vendre, d’acheter ou de louer l’immeuble.
Sinon, le titulaire de permis doit référer son client à un conseiller juridique dans le but d’obtenir l’homologation du mandat de protection Il ne peut pas intervenir tant et aussi longtemps que le mandat de protection n’est pas homologué.
7.3 Le tiers
Selon la directive de CANAFE « Exigences relatives à la détermination quant aux tiers »10, « le Groupe d'action financière (GAFI), le Groupe Egmont et d'autres organismes faisant autorité dans le domaine de la lutte contre le blanchiment d'argent et le financement des activités terroristes ont observé le recours aux tiers dans plusieurs cas de blanchiment d'argent et de financement des activités terroristes. Les criminels font souvent appel aux tiers pour éviter la détection en s'éloignant des produits de la criminalité. »
Le CANAFE a donc établi une directive qui explique les exigences relatives à la détermination quant aux tiers en vertu de la LRPCFAT et des règlements connexes.
Un tiers est une personne ou une entité qui donne instruction à une autre personne ou entité pour son compte quant à la façon de procéder avec l’argent ou d’effectuer une opération ou une activité en particulier.
La nature du lien existant entre la personne et le tiers pourrait, par exemple, être décrite comme étant celle d’un comptable, d’un mandataire, d’un avocat, d’un emprunteur, d’un courtier, d’un client, d’un employé, d’un ami ou d’un parent.
Ainsi, le titulaire de permis doit prendre des mesures raisonnables pour établir s'il y a un tiers qui a donné instruction à son client d’effectuer une activité ou une opération. En effet, les criminels font souvent appel aux tiers pour éviter la détection en s’éloignant des produits de la criminalité.
Les mesures raisonnables comprennent le fait de demander au client s’il agit selon les instructions de quelqu’un d’autre ou de récupérer ces renseignements déjà consignés dans vos dossiers.
Lorsqu’il est établi que la personne agit pour le compte d’un tiers, l’identité de ce dernier doit être vérifiée et les renseignements suivants doivent être consignés dans un document :
- le nom, l’adresse et la profession ou la nature de l’entreprise principale du tiers;
- la date de naissance, si le tiers est une personne;
- le numéro de constitution en personne morale et l’autorité de délivrance du certificat de constitution, si le tiers est une personne morale;
- la nature du lien existant entre le client et le tiers.
Les documents relatifs à une détermination quant aux tiers doivent être conservés pendant une période d’au moins cinq ans après la date de leur création.
Dans l’éventualité où il n’est pas possible d’établir si un client agissait pour le compte d’un tiers, mais qu’il existe des motifs raisonnables de soupçonner qu’un tiers avait donné des instructions au client, il est important de noter :
- les mesures prises pour établir si celui-ci agissait ou non pour le compte d’un tiers;
- le cas échéant, les raisons pour lesquelles la détermination n’a pas pu être faite;
- la date à laquelle ces mesures ont été prises.
Pour plus de détails, les titulaires de permis doivent consulter la directive de CANAFE « Exigences relatives à la détermination quant aux tiers »11.
7.4 Le liquidateur d’une succession
Lorsque le ou l’un des propriétaires de l’immeuble visé par un contrat de courtage est décédé, la succession de cette personne sera alors impliquée dans la transaction à titre de vendeur.
Avant de conclure le contrat de courtage, le courtier doit obtenir, consulter et conserver les documents suivants :
- Le testament (une copie certifiée conforme ou un extrait certifié conforme faisant état des pouvoirs de simple ou de pleine administration du liquidateur);
- La déclaration de transmission (à moins d’une situation particulière) : La meilleure pratique est de l’avoir en main au moment de la signature du contrat de courtage. Toutefois, il se peut que la déclaration de transmission ne soit pas disponible à ce moment-là. Dans ce cas, il est possible de conclure un contrat de courtage si le courtier a en sa possession une copie ou un extrait certifié du testament et le certificat de recherche testamentaire, et qu’il a consulté le notaire du client;
- Le certificat de recherche testamentaire (nécessaire seulement en l’absence de la déclaration de transmission au moment de la prise du contrat de courtage).
Le courtier doit informer les parties à la transaction que la déclaration de transmission est requise au moment de la signature de l’acte de vente et que l’obtention de cette déclaration peut occasionner des délais. Il devra en tenir compte lors des négociations, notamment quant à la date de signature de l’acte de vente.
Le courtier doit conserver une preuve de la vérification faite auprès du notaire.
Le liquidateur peut être nommé dans le testament de la personne décédée. Si le testament ne contient pas de nomination ou si le défunt n’a pas fait de testament, les héritiers sont automatiquement liquidateurs. Dans ce cas, les héritiers peuvent désigner un liquidateur par un vote à la majorité des voix, d’où l’importance de bien analyser la documentation ci-haut mentionnée et de s’assurer que si le liquidateur n’est pas nommé, qu’il y a bien un consensus entre les héritiers. Dans une telle situation, le courtier doit recommander à son ou à ses clients de consulter un notaire afin de se faire conseiller sur la bonne marche à suivre.
Le courtier doit prendre connaissance des documents et vérifier si le liquidateur possède la pleine ou la simple administration.
- La pleine administration confère au liquidateur le pouvoir de signer tous les documents reliés à la vente de la propriété au nom et pour la succession.
- La simple administration ne permet pas au liquidateur de prendre seul les décisions concernant la succession et la vente de l’immeuble. Le courtier doit alors obtenir la signature de l’ensemble des héritiers ou une procuration de ceux-ci en faveur du liquidateur ou d’une autre personne de confiance.
Lorsque le ou un des vendeurs décède en cours de contrat de courtage, le courtier ne peut pas faire signer de documents transactionnels, mettre fin au contrat, présenter des promesses d’achat ou autoriser des visites. Dans cette situation, la bonne pratique consiste à faire parvenir une lettre signée par le dirigeant d’agence au service de diffusion d’information faisant état de la situation, et demandant que la propriété soit mise temporairement hors marché.
En cas de doute, le courtier devrait consulter son dirigeant d’agence et conseiller à son client de consulter un conseiller juridique. Nous rappelons que les courtiers ne doivent pas exercer hors de leur champ de compétence, sans obtenir l’aide nécessaire auprès, notamment, d’un autre titulaire de permis ayant les compétences requises.
8. Comment remplir les sections d’identification dans les formulaires
Aux fins de la vérification d’identité, différentes sections sont prévues dans les formulaires permettant de consigner l’information vérifiée. Les scénarios présentés ci-dessous précisent ce que le titulaire de permis doit faire en fonction de diverses situations.
Contrat de courtage (vente, achat ou location)
Sections 1.1 et 1.2
Scénario 1
Un courtier représente un vendeur ayant donné une procuration à un membre de sa famille afin de vendre son immeuble.
La mandataire : sa sœur Anne Tremblay, photographe
Ce que le courtier doit faire :
- Consigner les coordonnées du vendeur (Jean Tremblay) et de sa représentante à la section 1;
- Identifier la représentante (Anne Tremblay) à la section 1.1 et remplir la section 1.2;
- Spécifier à la section 1.1 la date à laquelle il a procédé à la vérification d'identité de la représentante, le type et le numéro de la pièce produite, la province ou le territoire ainsi que le pays de délivrance, la date d’expiration ainsi que la date de naissance et l’occupation de la représentante;
- Inscrire à la section 1.2 la nature de la relation entre le vendeur et sa représentante, c’est-à-dire « mandataire » (il ne s’agit pas ici du lien de parenté), ainsi que la date de naissance et l’occupation du vendeur.
La vérification d’identité se fera de la même manière si le courtier représente un acheteur qui a signé un contrat de courtage achat. S’il trouve une propriété pour cet acheteur et que le vendeur de cette propriété n’est pas représenté (AVPP), le courtier doit vérifier l’identité de ce vendeur. À cet effet, un formulaire Vérification d’identité est offert (spécimen pour consultation seulement; pour une version utilisable du formulaire, rendez-vous dans l'outil InstanetFormsMC).
Scénario 2
Un courtier représente un client vendeur, il s’agit d’une personne morale.
Le représentant de la personne morale : Dean Moriarty, directeur et actionnaire majoritaire
Ce que le courtier doit faire :
- Consigner les coordonnées du vendeur (Les Instruments Crescendo Inc) et de son représentant (Dean Moriarty) à la section 1;
- Remplir les sections 1.1 et 1.2 du contrat de courtage en identifiant M. Moriarty comme représentant et préciser la principale activité de l’entreprise;
- Spécifier à la section 1.1 la date à laquelle il a procédé à la vérification d'identité du représentant, le type et le numéro de la pièce produite, la province ou le territoire ainsi que le pays de délivrance, la date d’expiration ainsi que l’occupation du représentant.
Scénario 3
Un courtier représente un client vendeur dans le cadre de l’exécution d’une succession.
Liquidateur de la succession : Monsieur Paul Gascon
Ce que le courtier doit faire :
- Remplir la section 1 du contrat de courtage en identifiant le vendeur : Succession de feue Madame Héléna Corfou, avec la mention Représentée par Monsieur Paul Gascon, ainsi que les coordonnées du représentant de la personne décédée;
- Remplir la section 1.1 avec l’information pertinente du ou des liquidateurs afin de vérifier leur identité;
- Remplir la section 1.2 avec la mention liquidateur de succession en laissant vide l’information sur le vendeur.
Le courtier doit vérifier et s’assurer si les liquidateurs détiennent la simple ou pleine administration. En raison des particularités propres au droit des successions, le courtier doit tenir compte de ses limites et ne devrait pas hésiter à consulter un notaire au besoin. Avant d’aller de l’avant, le courtier doit obtenir et conserver les documents suivants :
- Le testament (une copie certifiée conforme ou un extrait certifié conforme faisant état des pouvoirs de simple ou de pleine administration du liquidateur);
- La déclaration de transmission (à moins d’une situation particulière);
- Le certificat de recherche testamentaire (nécessaire seulement en l’absence de la déclaration de transmission au moment de la prise du contrat de courtage).
Promesse d’achat (achat ou location)
Formulaire recommandé Vérification d’identité
Scénario A
Un courtier qui n’est pas lié par un contrat de courtage (achat ou location).
Acheteur 2 : Paul Curie, consultant en santé-sécurité
Ce que le courtier doit faire :
- Remplir la section 2 du formulaire recommandé Vérification d’identité en identifiant les acheteurs (M. Turandot et M. Curie);
- Consigner, à la section 2.1, tous les détails requis, et ce, pour les deux acheteurs;
- Préciser, à la section 2.2, l’occupation de M. Turandot et de M. Curie; écrire simplement « consultant » dans le cas de M. Curie serait insuffisant.
