9. Cessation d’activités du courtier agissant pour une agence
Le courtier qui prévoit cesser ses activités pour une retraite, un changement de carrière ou qui souhaite changer d’agence ou travailler à son compte, doit planifier ce changement à l’avance et respecter chacune des étapes afin de s’assurer qu’en aucun temps ses clients ne soient laissés à eux-mêmes. Il en va de la protection du public. Les clients devront notamment être avisés de la situation, des conséquences sur leur relation d’affaires et des choix qu’ils seront amenés à faire.
Dans la mesure du possible, la cessation des activités du courtier doit être synchronisée avec la fin des transactions en cours. Il est préférable, par exemple, d’attendre que les conditions des transactions en cours soient réalisées.
Dans l’éventualité où des dossiers ne sont pas finalisés avant que le permis du courtier ne soit suspendu ou révoqué, ces dossiers doivent obligatoirement être traités par un titulaire de permis ayant un permis valide.
Le courtier doit informer son dirigeant d’agence le plus rapidement possible de sa décision et s’entendre avec lui quant aux modalités entourant son départ. Rappelons que la meilleure façon de faire pour le courtier consiste à ne pas changer d’agence ou de statut avant de mener à bien la réalisation des conditions des transactions en cours, afin d’éviter toute problématique possible liée à son remplacement.
Responsabilité du dirigeant d’agence
Parmi les responsabilités du dirigeant d’agence, celle de gérer les activités professionnelles de ses courtiers est au cœur de son quotidien.
Lorsqu’un courtier avise son dirigeant qu’il cesse ses activités ou quitte l’agence pour une autre ou pour exercer à son compte, celui-ci a l’obligation de le conseiller et de l’accompagner dans chacune des étapes et de s’assurer que les obligations de l’agence soient respectées.
Responsabilité de l’agence
Comme le contrat de courtage est conclu avec l’agence, c’est à l’agence elle-même que revient l’obligation d’envoyer les avis de changement d’agence à chacun des clients liés par contrat de courtage. Si l’agence fait défaut de transmettre l’avis, la responsabilité de le faire incombe alors au courtier. Il importe de rappeler que le courtier ne peut envoyer les avis à ses clients à l’insu de son agence.
L’agence, sous la direction de son dirigeant, aura à :
- identifier pour le courtier, les contrats de courtage en vigueur, incluant tous les cas de co-inscription ainsi que les propositions de transactions en cours, acceptées ou non. Si le courtier travaille en équipe, il faut identifier tous les contrats de courtage de cette équipe.
- informer les clients.
Une fois les contrats identifiés, les clients doivent être informés par un avis écrit du changement de situation et des options qui s’offrent à eux :
- Continuer de faire affaire avec le courtier à son nouvel établissement (le cas échéant);
- Continuer de faire affaire avec l’agence (un autre courtier sera désigné et son identité lui sera communiquée);
- Ne plus faire affaire avec le courtier ni l’agence, donc mettre fin au contrat de courtage.
En vertu des contrats de courtage en matière résidentielle, si le client ne donne pas de réponse à l’agence au plus tard le jour où le courtier cesse d’exercer pour le compte de l’agence, le contrat de courtage est réputé résilié à ce jour.
L’OACIQ a conçu des avis types adaptés aux différents scénarios possibles qui incluent une section réponse du contractant.
- identifier les dossiers ayant fait l’objet d’un référencement de client à un autre titulaire de permis, à un prêteur hypothécaire ou autres pour lesquels l’agence ou le courtier a une entente de rétribution et n’a pas encore été rétribué.
- déterminer avec le courtier de l’agence, le cas échéant, et pour chacun des dossiers ci-dessus mentionnés, la bonne marche à suivre.
- identifier les rétributions à recevoir et à payer.
Si le client décide de continuer de faire affaire avec l’agence, le courtier qui quitte l’agence pourrait recevoir une rétribution. Cela dépend de ce qui a été convenu avec le dirigeant d’agence dans son contrat d’embauche ou avant son départ.
- identifier les avances de rétribution ou de déboursés prévues à un contrat de courtage du courtier et dont la somme (ou ce qu’il en reste) est toujours dans le compte en fidéicommis.
À cet effet, il faut identifier les clients qui devront être remboursés en totalité ou partiellement en raison de la résiliation du contrat de courtage, car les conditions donnant droit à la rétribution ne sont pas réalisées ou, car aucun déboursé n’a été encouru au moment de la résiliation du contrat de courtage.
Il faut également identifier les sommes qui devront être transférées au nouveau fiduciaire lorsqu’un client a choisi de suivre le courtier.
- identifier, parmi les dossiers de transaction, les sommes représentant des acomptes, dépôts de sécurité ou autres prévues aux propositions de transaction et qui sont toujours dans le compte en fidéicommis.
Plus précisément, il faut identifier les dossiers de transaction qui se finaliseront après le changement d’agence ou de statut. Les sommes devront être transférées à un autre fiduciaire, par exemple, la nouvelle agence.
- identifier les sommes détenues dans des comptes spéciaux en fidéicommis.
- identifier les placements qui viendront à échéance à une date postérieure à la date du changement. Ces placements devront nécessairement être encaissés avant l’échéance.
Pour chacune des sommes détenues en fidéicommis, l’agence devra :
- obtenir le consentement écrit des parties autorisant le changement de fiduciaire.
- le cas échéant, obtenir par écrit toute autre modification des ententes entre les parties.
- obtenir le consentement écrit du nouveau fiduciaire titulaire de permis pour le transfert des sommes.
- transférer les placements des comptes spéciaux au compte général en fidéicommis et rembourser le montant des intérêts aux déposants.
- procéder au transfert (par virement électronique, chèque, lettre de change ou bordereau de transfert) les sommes du compte général en fidéicommis vers les nouveaux fiduciaires ou autres, en respect des ententes et des modifications apportées.
- Les nouveaux fiduciaires auront besoin d’une copie des dossiers auxquels les sommes transférées sont associées afin de pouvoir en effectuer une gestion adéquate.
- rembourser aux clients les sommes détenues en fidéicommis à titre d’avance de rétribution et de déboursés dès la résiliation des contrats de courtage.
- respecter toutes les obligations en matière de tenue des dossiers et des registres, notamment en procédant aux écritures dans le registre des opérations en fidéicommis et en conservant toutes les pièces justificatives aux dossiers.
Responsabilités du courtier
Une fois ces étapes franchies, le courtier qui est prêt à quitter l’agence doit en avertir le Service de la certification en remplissant et en lui transmettant le formulaire approprié à sa situation. Il doit également inclure le paiement des frais applicables.
- Pour un changement d’agence : utiliser le formulaire Exercice des activités pour le compte d’une nouvelle agence immobilière (PDF);
- Pour exercer au sein d’une société par actions : utiliser le formulaire Demande d’autorisation d’exercice au sein d’une société par actions (PDF) signé par le dirigeant ou un signataire autorisé, afin de confirmer le consentement de la nouvelle société;
- Pour exercer à son compte : utiliser le formulaire Demande de modification de permis • Courtier immobilier (PDF).
L’agence qui a la responsabilité de la tenue des dossiers, livres et registres, et de la comptabilité en fidéicommis devra s’assurer que les registres et les dossiers soient complets avant que le courtier ne quitte l’agence.
Le courtier agissant pour une agence n’a pas à conserver de dossiers pour les actes professionnels qu’il pose, puisque cette responsabilité est déléguée à l’agence, mais en vertu de la réglementation, le courtier doit lui transmettre sans délai, tous les renseignements nécessaires à cette fin.
