7. Permis d’agence immobilière

7.1 Délivrance du permis d’agence immobilière

7.2 Maintien du permis d’agence immobilière

7.2.1 Obligations réglementaires

7.2.2 Conséquences du non-respect des obligations et exigences pour un retour à la pratique

7. Permis d’agence immobilière

Le titulaire d’un permis d’agence immobilière peut être une personne morale ou une personne physique. S’il s’agit d’une personne morale, son actionnaire ou son administrateur n’a pas à être titulaire d’un permis de courtage immobilier. Toutefois, l’agence doit être dirigée par un titulaire de permis valide détenant la qualification « agréé DA » qui agira à titre de dirigeant de l’agence. Un courtier « agréé DA » dont le permis est assorti de conditions ou de restrictions par le comité de discipline ou le comité de délivrance et de maintien de permis (CDMP) ne peut pas être nommé dirigeant d’agence pendant la durée des conditions ou des restrictions à son permis.

Le dirigeant d’agence devra s’assurer que tous les administrateurs, courtiers et employés de l’agence agissent conformément aux règlements et respectent le Programme de conformité de l’agence.

Afin d’être épaulé dans ses tâches quotidiennes, le dirigeant d’agence peut désigner un ou des signataires autorisés à signer les documents relatifs aux opérations du Service de la certification de l’OACIQ. De plus, le dirigeant d’agence peut aussi nommer des collaborateurs au sein de son agence, lesquels pourront l’accompagner dans l’encadrement et le suivi de ses courtiers.

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7.1 Délivrance du permis d’agence immobilière

Avant de faire une demande de délivrance d’un permis d’agence, plusieurs exigences doivent être remplies.

De plus, en raison des nouveaux modèles d’affaires émergents et des nouvelles structures d’agence, une analyse approfondie de chaque demande par l’OACIQ est de mise afin de s’assurer de leur conformité réglementaire.

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7.2 Maintien du permis d’agence immobilière

La période de validité du permis d’agence est du 1^er mai au 30 avril. Pour maintenir son permis en vigueur, le dirigeant d’agence immobilière doit poser diverses actions au plus tard le 30 avril de chaque année, dont acquitter les droits exigibles et procéder à la mise à jour des renseignements de l’agence. Hormis les étapes liées au renouvellement annuel, le dirigeant doit respecter certaines exigences telles que procéder annuellement à l’auto-inspection en remplissant le questionnaire à cet effet et en fournissant les informations requises. À défaut de quoi son permis peut être suspendu, révoqué ou faire l’objet de conditions ou de restrictions (par exemple, un titulaire pourrait se voir interdire d’agir comme dirigeant d’agence pendant une certaine période).

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7.2.1 Obligations réglementaires

Tout comme le courtier immobilier qui a des obligations réglementaires à respecter pour maintenir son permis en vigueur (paragraphe 6.3.1 de la section Devenir courtier et maintenir son permis de courtage), les agences et leur dirigeant doivent, en plus, respecter les obligations suivantes :

• Avoir un dirigeant d’agence possédant les qualifications requises pour agir à ce titre

Une agence immobilière doit avoir un dirigeant qui possède les qualifications requises pour agir à ce titre (article 34 du Règlement sur les permis de courtier et d’agence). Si l’agence immobilière, personne morale, n’est pas dirigée par un titulaire de permis possédant ces qualifications pendant plus de 60 jours, son permis sera suspendu.

• Maintenir un établissement (adresse physique) au Québec
• Mise à jour des renseignements de l’agence immobilière

Au plus tard le 30 avril de chaque année, le dirigeant doit procéder à la mise à jour obligatoire des renseignements de son agence immobilière et de ses renseignements personnels, via le guichet en ligne de l’OACIQ.

• Payer les droits exigibles annuels, dont la contribution au Fonds d’indemnisation du courtage immobilier (FICI)

Tous les ans, au plus tard le 30 avril, le dirigeant d’agence doit acquitter les droits exigibles du permis de son agence, suivant la réception de son avis de renouvellement. Pour ce faire, un guichet en ligne est accessible durant la période de renouvellement de permis.

La contribution au FICI doit être versée lors de la demande de délivrance de permis et, par la suite, annuellement.

• Maintenir une assurance responsabilité professionnelle 

Tous les courtiers et les agences immobilières du Québec titulaires d’un permis valide de l’OACIQ bénéficient d’une protection d’assurance du Fonds d’assurance responsabilité professionnelle du courtage immobilier du Québec (FARCIQ). En vertu de la Loi sur le courtage immobilier, la souscription annuelle à la police d’assurance du FARCIQ est obligatoire pour tous les titulaires de permis lors de la période de maintien de permis.

• Procéder à l’auto-inspection et maintenir un compte en fidéicommis

Lors de la période annuelle d’auto-inspection et au plus tard le 31 mars de chaque année, les agences doivent remplir et soumettre le questionnaire d’auto-inspection. De plus, comme elles doivent détenir un compte en fidéicommis si elles détiennent les sommes pour autrui¹, c’est lors de la période d’auto-inspection qu’elles sont tenues de soumettre le rapport des opérations en fidéicommis, et ce, même s'il n’y a pas eu d’activité au compte durant l’année ou que le solde s’est maintenu à 0 $. S’il y a lieu, elles doivent également transmettre, durant cette période, le registre des avis de divulgation.   

• Compléter le Programme de formation continue obligatoire et les formations obligatoires

Tous les deux ans, le dirigeant d’agence doit remplir les exigences du cycle du Programme de formation continue obligatoire (PFCO) en cumulant un nombre déterminé d’unités de formation continue (UFC). En raison de son rôle, le nombre d’UFC à cumuler pour un dirigeant d’agence (ou courtier agréé DA) est supérieur à celui des courtiers.

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7.2.2 Conséquences du non-respect des obligations et exigences pour un retour à la pratique

Si l’agence ou son dirigeant ne respecte pas les obligations réglementaires énoncées à la section 7.2.1 et que son permis est suspendu ou révoqué, il doit :

• cesser toute activité de courtage sans délai;
• retirer toute publicité;
• aviser sans délai et par écrit les parties ayant des contrats de courtage en cours que l’agence, le dirigeant ou les courtiers agissant en son nom, ne sont plus autorisés à les représenter.

Avant de pouvoir effectuer un retour à la pratique, le dirigeant d’agence doit :

Si le permis de l’agence est révoqué :

• Transmettre une Demande de délivrance de permis en incluant :
  • les formulaires complémentaires et les autres documents requis selon les situations et énumérés à la section V – Déclarations de la demande de délivrance;
  • le paiement des frais applicables à une délivrance de permis d’agence;
  • le paiement des frais applicables à la levée de la suspension de chacun des permis des courtiers de l’agence;
  • le formulaire Demande de levée de suspension de permis • Courtier immobilier • Agence immobilière • Personne physique (PDF), dont la section Déclarations aura été remplie par tous les courtiers. Cette section sert à attester que les avis pour tous les contrats en cours ont bien été transmis aux clients. Elle sert également à déclarer que les courtiers de l’agence et son dirigeant n’ont effectué aucune opération de courtage durant la période de suspension. Dans le cas contraire, le syndic en sera informé et pourra prendre les mesures qu’il jugera appropriées;
• Au terme de l’analyse effectuée par le Service de la certification, le dirigeant sera contacté par le Service de l’inspection. Le dirigeant devra élaborer par écrit un programme de conformité s’il n’y en a pas déjà un en place au sein de l’agence ou apporter les ajustements requis à l’existant, tout en prenant un engagement à le respecter. Dans les deux cas, le programme devra répondre aux exigences de l’OACIQ;
• Pour pouvoir reprendre les activités en courtage immobilier, vous devez recevoir la confirmation du Service de la certification qui vous sera transmise quelques semaines après l’exécution des étapes ci-dessus mentionnées. Des vérifications seront aussi effectuées pour valider la conformité du dossier de l’agence.

Si le permis de l’agence est suspendu :

• Mettre à jour les renseignements de l’agence;
• Remplir le formulaire Demande de levée de suspensions de permis d’agence et payer les frais applicables en en sus de toute autre somme due à l’OACIQ;
• Payer les frais applicables à la levée de la suspension de chacun des permis des courtiers de l’agence;
• Remplir et faire remplir par tous les courtiers de l’agence, la section Déclarations du formulaire Demande de levée de suspension de permis • Courtier immobilier • Agence immobilière • Personne physique (PDF). Cette section sert à attester que les avis pour tous les contrats en cours ont bien été transmis aux clients et à déclarer que les courtiers de l’agence et son dirigeant n’ont effectué aucune opération de courtage durant la période de suspension. Dans le cas contraire, le syndic en sera informé et pourra prendre les mesures qu’il jugera appropriées;
• Démontrer que la cause ayant donné lieu à la suspension du permis n’existe plus;
• Pour pouvoir reprendre les activités en courtage immobilier, vous devez recevoir la confirmation du Service de la certification qui arrivera dans les 7 à 10 jours suivant la réception d’une demande complète.

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