Demande d’assistance : l’implication des dirigeants d’agence

Voici ce que vous devez savoir à titre de dirigeant d’agence au sujet des demandes d’assistance.

Lorsqu’un courtier de mon agence est visé par une demande d’assistance, suis-je informé?

Chaque dossier étant différent, les analystes du Service d’assistance au public n’informent pas systématiquement les dirigeants d’agence car, parfois, cela pourrait être dommageable au bon déroulement de l’enquête. Si toutefois votre collaboration est nécessaire, les analystes peuvent communiquer avec vous à tout moment durant l’évaluation du dossier.

Ils peuvent également communiquer avec vous dans le cadre d’une intervention urgente, immédiate et préventive. Dans ce cas, l’analyste responsable du dossier vous demandera d’entreprendre des démarches nécessaires pour s’assurer de la conformité de la pratique de votre courtier. Un court délai vous sera donné afin que vous puissiez faire un rapport à l’analyste des démarches entreprises, de l’état ou du dénouement de la situation.

Lors de la fermeture du dossier, quelle que soit la conclusion, une copie de la lettre transmise au courtier concerné par la demande est généralement acheminée au dirigeant d’agence pour l’informer des résultats de l’analyse. Toutefois, si le dossier est transféré au syndic, il est possible que le dirigeant d’agence n’en soit pas avisé afin de ne pas nuire à l’enquête.  

Rappel important

À titre de dirigeant d’agence, vous avez l’obligation de collaborer avec l’OACIQ et de répondre à toute demande faite par le Service d’assistance au public et le Bureau du syndic. 

Lorsque vous recevez une demande, vous devez également respecter la confidentialité de celle-ci. Ainsi, le ou les courtiers impliqués et les autres intervenants au dossier ne doivent pas en être informés.

À cet effet, consultez les articles suivants :

• La collaboration avec l’OACIQ : une obligation essentielle
• Assurer la confidentialité des enquêtes : l’affaire de tous

Votre rôle : accompagner les courtiers de votre agence face aux situations problématiques

Plusieurs demandes acheminées au Service d’assistance au public pourraient être réglées par une simple intervention du dirigeant d’agence. Dans le cas d’un problème entre deux courtiers de votre agence, la première chose à faire est d’en discuter avec eux. S’il s’agit d’un problème entre deux courtiers d’agences différentes, la situation se résout souvent bien plus rapidement après que les dirigeants d’agence des courtiers concernés aient eu l’occasion d’en discuter et de s’entendre sur la manière de régler le différend.

Nous constatons que la majorité des situations conflictuelles se règlent rapidement et efficacement lorsque le dirigeant d’agence effectue une première intervention afin de régulariser la situation.

Voici deux exemples :

• Votre courtier souhaite présenter la promesse d’achat du client qu’il représente. Il essaie à plusieurs reprises de joindre le courtier du vendeur pour obtenir un rendez-vous. Il lui transmet sa demande par Immocontact ou par courriel, et n’obtient toujours pas de réponse. Plutôt que de déposer une demande d’assistance, le courtier doit tout d’abord s’adresser à vous afin que vous communiquiez avec le dirigeant d’agence du courtier du vendeur pour faire avancer le dossier.
• Le courtier A ne respecte pas l’engagement qu’il a pris avec le courtier B, (à titre d’exemple : rembourser au vendeur les frais associés au remplacement des clés qu’il a perdues et de la serrure qu’il a endommagée). Le courtier B devrait d’abord contacter son dirigeant d’agence pour qu’il communique avec le dirigeant d’agence du courtier A afin de l’informer de la situation et lui demander d’intervenir pour que le remboursement des frais promis soit fait.

Quand déposer une demande d’assistance?

Si vous croyez qu’une infraction à la Loi sur le courtage immobilier a été commise et que la protection du public est en jeu, vous pouvez déposer une demande d’assistance.