6. Obligation de supervision de l'agence et de son dirigeant

Le titulaire de permis d’agence ainsi que son dirigeant veillent à la discipline des titulaires de permis de courtier qui le représentent et s’assurent qu’ils agissent conformément à la loi.

Ainsi, ils doivent s’assurer que la tenue, la conservation, l’utilisation et la destruction des dossiers et registres soient faites conformément à la règlementation par la mise en place des mesures suivantes :

• Analyser les pratiques et les activités afin de déterminer celles qui sont susceptibles d’être non conformes;
• Établir des balises et des normes claires afin de s’assurer notamment que les courtiers transmettent sans délai toutes les informations et la documentation requises à la tenue des dossiers, livres et registres;
• Veiller à ce que les pratiques et les activités soient conformes aux balises et aux normes établies.

Le titulaire de permis d’agence et le dirigeant d’agence doivent élaborer, mettre en place et appliquer des politiques et des procédures relatives à la tenue, au maintien, à la conservation, à l’utilisation et à la destruction des dossiers, livres et registres dont :

• une procédure de supervision adéquate et continue afin de s’assurer que les courtiers transmettent sans délai à l’agence toute la documentation et les renseignements requis à la tenue des dossiers, livres et registres;
• une procédure de vérification des dossiers des courtiers. Le choix des dossiers et des éléments à vérifier dépendra des critères de risque établis par l’agence. La procédure devra entre autres prévoir des mesures de contrôle pour garantir la qualité de rédaction des clauses fiduciaires par les courtiers afin d’assurer une saine gestion des sommes appartenant à autrui;
• une procédure de gestion des comptes en fidéicommis qui prévoit toutes les étapes à suivre pour la gestion d’une somme et la tenue de ce type de compte;
• des politiques et des procédures concernant la tenue, la conservation, l’utilisation et la destruction des documents. Elles doivent respecter les principes fondamentaux permettant d’assurer la sécurité de l’information, en plus de respecter les exigences de la Loi sur le courtage immobilier et ses règlements, ainsi que toute autre exigence légale à laquelle les courtiers sont soumis dans leur pratique, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Elles doivent prévoir :
  • des règles de classement et de nommage des documents;
  • une gestion des accès aux dossiers et aux documents en fonction du rôle des employés, peu importe le support de conservation retenu (papier ou électronique);
  • les délais de conservation des documents;
  • les règles de destruction afin d’assurer la confidentialité des documents et des informations qu’ils contiennent incluant les documents détenus par les courtiers à l’extérieur de l’agence sur tout support confondu (ex. : cellulaire, ordinateur, classeur, etc.);
• Des politiques et des procédures relatives au système GED, le cas échéant. Elles doivent détailler les ressources et les outils mis en place afin d’assurer une utilisation conforme du système par les courtiers et les employés de l’agence.

Elles doivent également inclure, lorsque des documents sont numérisés :

• des directives assurant que les dossiers sont complets, tenus au même endroit et sur le même support;
• la documentation des étapes de numérisation;
• la mise en place des mécanismes de contrôle de qualité;
• les délais de conservation des documents sources.

• Une procédure d’utilisation de solutions de signature électronique. Elle doit détailler les circonstances permettant de l’utiliser, l’obligation d’informer le client du contenu du document qu’il s’apprête à signer et du processus qui s’ensuit, la transmission des documents à l’agence, etc. Au besoin, elle peut inclure l’imposition de restrictions d’utilisation.
• Un programme de formation offert aux titulaires de permis, aux dirigeants d’agence et à leurs employés afin de favoriser une bonne connaissance des politiques et des procédures relatives à la tenue, au maintien et à la conservation des dossiers, livres et registres;
• Des mécanismes de contrôle interne afin d’assurer le respect des politiques et des procédures. Ces mécanismes pourraient, par exemple, prendre la forme d’examens (aléatoires ou fondés sur le risque) des dossiers clients et des pratiques des titulaires de permis, ceci afin, notamment, de maintenir la qualité et la conformité de la tenue des dossiers, livres et registres de l’établissement.