Conçue pour les titulaires de permis et rendue disponible à titre informatif pour le public, notez que certains hyperliens de cette ligne directrice ne sont pas accessibles au public. En raison des récents changements réglementaires, plusieurs contenus de cette ligne directrice sont présentement en cours de mise à jour.

2. Conservation, utilisation et destruction des registres et dossiers

2.1 Conservation et utilisation des registres et dossiers

2.2 Gestion électronique des documents (GED)

2.2.1 Numérisation des documents

2.3 Gestion papier des documents

2.4 Conservation des documents signés électroniquement

2.5 Destruction des registres et des dossiers

2.5.1 Durée de conservation des registres et dossiers

2.5.2 Protection des renseignements personnels

2.5.3 Politique de destruction

2.1 Conservation et utilisation des registres et dossiers

Les registres et les dossiers de courtage d’un titulaire de permis peuvent être conservés sur support électronique ou papier. Le titulaire doit déterminer un seul type de support sur lequel tous ses registres et dossiers seront conservés. Quel que soit le support choisi, le titulaire doit en assurer la gestion tout au long du cycle de vie des documents afin d’assurer l’intégrité, la confidentialité et la pérennité des documents et des informations qu’ils contiennent. Pour ce faire, il doit respecter des règles telles que1 :

  • Prendre toutes les mesures nécessaires pour empêcher la perte ou la destruction des registres et des dossiers, et pour empêcher toute falsification des renseignements et des documents qui s’y trouvent;
  • S’assurer que les registres et les dossiers sont conservés de manière sécuritaire afin que seule une personne autorisée puisse y avoir accès;
  • S’assurer, lorsque les registres et les dossiers sont conservés sur support électronique, que l’accès aux documents soit limité aux personnes qui sont à l’emploi ou autorisées à agir pour le titulaire de permis, et qu’ils aient uniquement accès aux renseignements nécessaires à l’exercice de leurs activités.

Attention - Le titulaire de permis ne doit pas faire usage des renseignements personnels recueillis dans l’exercice de ses activités à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis2. Pour plus de détails, consultez la Ligne direcrice - Protection des renseignements personnels.

  • Conserver les registres et les dossiers pendant au moins 6 ans suivant leur fermeture définitive à moins qu’ils ne constituent un élément de preuve dans le cadre d’une enquête en cours (OACIQ, FARCIQ, FICI) ou d’une poursuite civile, disciplinaire, pénale ou criminelle. Dans ce cas, ils doivent être conservés jusqu’à ce qu’un jugement final soit rendu3.

Bon à savoir! Il est recommandé d’établir un calendrier de conservation afin de déterminer la date de destruction des registres et des dossiers et ce, peu importe le support utilisé. Un calendrier permet également de faire le suivi et de s’assurer de ne pas détruire par mégarde un dossier qui aurait dû être conservé plus longtemps. Pour plus d’informations, consultez la section Durée de conservation des registres et des dossiers.

  • Effectuer la destruction des registres et des dossiers en prenant les mesures nécessaires pour protéger le caractère confidentiel des renseignements qui s’y trouvent4.

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2.2 Gestion électronique des documents (GED)

La GED, c’est la gestion par des moyens informatiques du cycle de vie d'un document (textuel, graphique, sonore, etc.) allant de sa création ou de son acquisition à sa destruction, de manière à optimiser l'accès à ce document et à l'information qu'il contient. Le terme GED désigne également les logiciels permettant la gestion de ces contenus documentaires.

Le dirigeant d’agence et le courtier à son compte sont responsables de mettre en place les politiques et les procédures pour encadrer la gestion électronique des documents. Elles doivent leur permettre de respecter les exigences de la Loi sur le courtage immobilier et ses règlements ainsi que toute autre exigence légale à laquelle un dirigeant et un courtier sont soumis dans leur pratique, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Lorsqu’elle est bien implantée et bien administrée, la GED offre plusieurs avantages dont celui de ne plus avoir à conserver les documents sur support papier et, ainsi, de réaliser une économie d’espace d’entreposage. De plus, la GED permet d’accéder aux documents rapidement, à distance et simultanément, ce qui facilite grandement la consultation, la gestion et le suivi des dossiers ainsi que la collaboration entre titulaires de permis. 

La Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information stipule que pour produire des documents numériques équivalents aux documents papier, le processus de numérisation doit être documenté. Cette documentation doit permettre à l'agence ou au courtier agissant à son compte de démontrer notamment que le document numérisé contient la même information que le document original sur support papier, et qu’il pourra être conservé et utilisé durant tout son cycle de vie, c'est-à-dire de sa création à sa destruction.

Attention - Pour effectuer la gestion documentaire complète des dossiers, tous les documents doivent être regroupés au même endroit, dans le dossier approprié. Il ne suffit pas de conserver des documents pêle-mêle par exemple éparpillés dans les courriels, dans un nuage, sur le bureau de l’ordinateur ou dans les outils de travail (solution de signature électronique, service de diffusion d’information, etc.).

Ainsi, même si l’on utilise certains outils comme une solution de signature électronique ou une plateforme de formulaires électroniques, il faut s’assurer de déposer les documents dans le dossier GED et non pas les laisser dans l’outil.

Ces outils ne sont pas un lieu de stockage ou de sauvegarde et les compagnies qui offrent ces services ne sont pas tenues aux mêmes obligations de conservation que les titulaires de permis. En fait, les documents pourraient être détruits, par exemple si l’abonnement au service était annulé. De plus, les documents stockés sur ces outils ne sont généralement accessibles qu’au courtier et non à l’agence qui est responsable de la GED.


La gestion des accès au système de GED doit se faire de manière à préserver la confidentialité des documents. Seules les personnes autorisées doivent avoir accès au contenu qui leur est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions5. Il convient donc de :

  • Déterminer les types d’accès par utilisateur ou groupe d’utilisateurs (lecture, écriture, suppression);
  • Retirer sans délai les accès des utilisateurs qui ne devraient plus accéder au système (changement d’agence, suspension du permis, fin de l’emploi, etc.);
  • Prévoir des mécanismes d’authentification avec code d’utilisateur et mot de passe;
  • Garantir la confidentialité des informations d’authentification des utilisateurs, par exemple en instaurant des règles concernant la fréquence du changement des mots de passe.

Attention - Afin de respecter la règlementation, il faut, avant d’accorder un accès au système GED à une personne, se questionner si l’utilisation des documents et des informations est nécessaire à l’exercice de ses fonctions et si elle doit avoir accès partiellement ou totalement aux dossiers.

 OUTILS :

5 Art. 16 du Règlement sur les dossiers, livres et registres, la comptabilité en fidéicommis et l’inspection des courtiers et des agences.

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2.2.1 Numérisation des documents

Afin que les documents électroniques puissent être considérés comme des équivalents des documents papier originaux et conserver leur valeur juridique, l’utilisation d’un système de GED peut impliquer de numériser des documents. Une procédure de numérisation doit être élaborée et mise en place. EIle doit comprendre les éléments suivants :

  • Documentation de la numérisation : Les étapes de numérisation doivent être documentées. Cela doit permettre à l'agence ou au courtier agissant à son compte de démontrer que le document numérisé contient la même information que le document original sur support papier, et qu’il pourra être conservé et utilisé, comme il se doit, durant tout son cycle de vie, c'est-à-dire de sa création à sa destruction.
  • Contrôle de qualité : Peu importe qui procède à la numérisation, le contrôle de qualité est une étape primordiale de ce processus. Il vise à s’assurer que le document issu de la numérisation est identique au document papier.
  • Destruction sécurisée des documents sources : Les documents sources peuvent être détruits après la numérisation. Toutefois, avant de procéder à leur destruction, il faut s’assurer qu’un contrôle de qualité a été effectué et que les fichiers ont été sauvegardés. La destruction des documents sources doit se faire de façon à préserver la confidentialité des informations qu’ils contiennent.

OUTIL :

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2.3 Gestion papier des documents

À l’ère actuelle, alors que les technologies progressent très rapidement, il est de moins en moins réaliste d’effectuer la conservation complète des documents sur support papier, notamment en raison de l’utilisation croissante de formulaires et de signatures électroniques, de textos, de courriels, etc. Les titulaires de permis peuvent toutefois choisir de conserver leurs documents papier.

Attention - Il ne peut pas y avoir de gestion mixte de la documentation. Il faut choisir un support, soit papier ou électronique. Peu importe le support choisi, l’ensemble de la documentation doit se trouver au même endroit.

Il est toutefois possible d’utiliser des supports différents, par exemple papier pour la tenue des registres et électronique pour celle des dossiers.


Pour une saine gestion de la documentation papier, il est recommandé :

  • D’utiliser des classeurs métalliques à serrure, idéalement des classeurs coupe-feu;
  • D’éviter d’entreposer les dossiers dans un endroit susceptible d’être inondé comme un sous-sol, à moins de les entreposer dans des contenants hermétiques;
  • De contrôler l’accès aux dossiers et aux registres et de le limiter aux personnes autorisées6;
  • De procéder à la destruction des documents en utilisant une déchiqueteuse ou en faisant appel à une firme spécialisée.

Attention - Dans le cadre d’une gestion papier, certains documents électroniques doivent néanmoins être conservés dans leur format original dont ceux comportant des informations cryptées telles que les signatures électroniques. Pour ce faire, une copie doit être déposée dans le dossier papier et l’original du document doit être conservé électroniquement en respectant les règles de conservation, de sécurité et de confidentialité.

De plus, les dossiers papier doivent contenir les indications concernant l’emplacement des documents électroniques. Dans ce contexte, le titulaire de permis doit prévoir des sauvegardes adéquates pour préserver les fichiers et les identifier clairement, et doit également assurer la confidentialité et la sécurité des informations qui y sont contenues. Rappelons qu’ils ne pourront être détruits avant l’échéance prévue par la Loi, soit au moins 6 ans7.

6 Art. 16 du Règlement sur les dossiers, livres et registres, la comptabilité en fidéicommis et l’inspection des courtiers et des agences.
7 Art. 17 du Règlement sur les dossiers, livres et registres, la comptabilité en fidéicommis et l’inspection des courtiers et des agences.

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2.4 Conservation des documents signés électroniquement

Quel que soit le support de gestion documentaire utilisé par le titulaire de permis (papier ou électronique), les documents signés électroniquement doivent d’être conservés sur support électronique puisqu’ils comportent des informations cryptées qui permettent de vérifier leur authenticité. Ces informations font partie intégrante du document et doivent être conservées aussi longtemps que le document lui-même. C’est donc le formulaire électronique que le courtier doit faire parvenir à un autre courtier lié à la transaction de façon qu’il soit possible de valider l’authenticité des signatures à même le document.

De plus, pour le courtier qui amorce le processus de signature électronique, il est primordial de conserver le certificat d’authentification dans le dossier de l’établissement. Ce certificat contient les informations telles que l’identité de l’auteur, la date de création, le type de fichier, les dates et heures des échanges et des consultations, les adresses IP, l’identité des signataires, etc. Il peut être désigné sous différentes appellations en fonction de la solution utilisée : e-Z-Sign, de la firme e-Z-max, le désigne par « Élément de preuve électronique », alors qu’Authentisign®, de la firme Instanet Solutions, le nomme « Certificat de signature ».

Lors de la transmission des documents au prêteur, au notaire ou à toute autre instance ayant autorité d’intervenir dans le dossier, le dossier transmis doit inclure l’ensemble des documents signés électroniquement de même que le certificat d’authentification qui pourrait être exigé.

OUTILS :

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2.5 Destruction des registres et dossiers

La destruction des registres et dossiers consiste en une mise au rebut des documents ayant atteint l'âge limite de leur durée de conservation. Pour ce faire, plusieurs principes doivent être respectés.

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2.5.1 Durée de conservation

Avant de procéder à la destruction des registres et dossiers, il faut les conserver pendant au moins six (6) ans suivant leur fermeture définitive8. Cette règle s’applique également au titulaire de permis qui cesse ses activités.

  • Dossier de contrat de courtage immobilier et de transaction : 6 ans après la publication de l’acte de vente, la signature du bail ou le dernier renouvellement;
  • Dossier de contrat de courtage sans transaction : 6 ans après l’expiration ou la fin du contrat de courtage immobilier;
  • Registre des contrats de courtage immobilier et des transactions : 6 ans après la fermeture définitive de l’ultime dossier de contrat de courtage ou de transaction;
  • Dossier des avis de divulgation : 6 ans après la fermeture définitive de la transaction associée (dossier de l’établissement ou autres);
  • Registre des avis de divulgation : 6 ans après l’ultime transaction associée (dossier de l’établissement ou autres);
  • Dossier des propositions de transactions non acceptées : 6 ans après le refus de l’ultime proposition de transaction non acceptée;
  • Registre des courtiers : 6 ans après la fermeture définitive de l’agence;
  • Dossier pour l’ensemble des sociétés par actions : 6 ans après la fermeture définitive de la société par actions du courtier.

Les dossiers en litige (poursuites civiles, pénales, disciplinaires ou criminelles) ou qui font l’objet d’une enquête en cours (OACIQ, FARCIQ, FICI) doivent être conservés plus longtemps, soit jusqu’au jugement définitif et après le délai d’appel (tout en respectant le délai minimal de 6 ans de la date de fermeture).

8 Art. 17 Règlement sur les dossiers, livres et registres, la comptabilité en fidéicommis et l’inspection des courtiers et des agences

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2.5.2 Protection des renseignements personnels

La destruction des registres et des dossiers doit être effectuée en prenant les mesures nécessaires pour protéger le caractère confidentiel des renseignements9 qui s’y trouvent. Pour plus d’informations, consultez la Ligne directrice - Protection des renseignements personnels.

9 Art. 18 du Règlement sur les dossiers, livres et registres, la comptabilité en fidéicommis et l’inspection des courtiers et des agences.

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2.5.3 Politique de destruction

Le titulaire de permis d’agence ou le courtier à son compte doit mettre en place une politique de destruction des documents. Cette politique doit prévoir un mode de destruction sécuritaire et inclure la possibilité de conserver les documents au-delà du délai requis si le dossier fait l’objet d’une enquête ou d’une poursuite, ou si la personne concernée y consent. Dans le cas d’une gestion documentaire papier, le mode de destruction choisi doit être spécifié. 

Destruction des documents papier

La destruction des documents papier peut se faire par déchiquetage ou par incinération à l’établissement ou par le biais d’une firme spécialisée. Il faut que le traitement utilisé garantisse que l’information incluse aux documents est irrécupérable.

Destruction de documents électroniques

Il existe divers moyens de détruire des documents électroniques contenant des renseignements confidentiels. Il peut s’agir de :

  • La destruction du support sur lequel les documents électroniques sont conservés :
    • Cette méthode est la plus définitive. La destruction peut se faire à l’aide d’outils ou en ayant recours à des services spécialisés. Il est ainsi possible de déchiqueter, broyer, meuler la surface, désintégrer, trouer ou incinérer les supports. Il est également possible de démagnétiser le support par l’application d’un champ magnétique puissant.
  • L’écrasement des informations sauvegardées sur le support :
    • Cela peut se faire par déchiquetage numérique à l’aide d’un logiciel effectuant une suppression sécuritaire qui écrira de l’information aléatoire à l’endroit où se trouvait le fichier supprimé. À noter qu’il est important de choisir une méthode et un outil d’écrasement adaptés au support.

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Dernière mise à jour : 21 novembre 2022
Numéro d'article : 264778